ARSIP DINAMIS DAN KEWAJIBAN SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH Oleh : Rusidi

1. PENDAHULUAN

Tidak ada satu SKPD pun yang tidak memiliki arsip. Selama SKPD masih bertuan dan beraktifitas maka arsip akan terus tercipta. Karena lahirnya arsip bersifat natural, apa adanya, tanpa rekayasa, alamiah, dan otomatis. Ketika SKPD masih menjalankan visi misinya yang dijabarkan dalam bentuk program dan kegiatan maka dengan sendirinya akan tercipta dokumen-dokumen administrasi baik berupa tulisan, gambar, suara, maupun gabungan antara tulisan, gambar dan suara. Seluruh dokumen rekaman kegiatan itulah yang disebut dengan arsip.

Oleh karena itu dengan sendirinya pula jumlah rekaman yang tercipta sangat dipengaruhi oleh banyak sedikitnya kegiatan yang dilakukan SKPD. Semakin banyak kegiatan maka akan semakin banyak arsip atau dokumen yang tercipta. Begitu pula jenis dokumen juga dipengaruhi oleh ragam kegiatan yang dilakukan. Kegiatan pembangunan gedung yang dikerjakan oleh Dinas Pekerjaan Umum dapat dipastikan akan melahirkan arsip bukan saja dalam bentuk kertas seperi dokumen lelang, tetapi juga gambar teknik, kearsitekturan, maupun foto. Termasuk pula media rekam dokumen yang digunakan juga tergantung pada tingkat kemajuan teknologi informasi. Sebelum lahir komputer, informasi terekam/direkam dalam media kertas dengan menggunakan alat mesin ketik sehingga tidak dikenal alat yang bernama disket atau fleshdisk apalagi arsip elektronik. Tetapi setelah ada komputer media rekam arsip berubah berupa disket. Dan tidak lama kemudian media disket menghilang berganti dengan fleshdisk. Keadaan seperti ini akan terus berjalan seiring dengan perkembangan teknologi informasi.

Apapun media rekam yang digunakan oleh SKPD, tidak akan merubah arti penting dari arsip itu sendiri. Bahwa arsip tetap merupakan rekaman informasi kegiatan organisasi. Sebagai rekaman informasi kegiatan maka arsip merupakan pusat ingatan, bahan pengambilaan keputusan, bahan perencanaan, bukti kinerja, bukti transaksi, bahan pertanggungjawaban organisasi, memori organisasi, bukti prestasi organisasi sekaligus prustasi/kegagalan yang pernah dialami. Ringkasnya arsip merupakan potret kehidupan sebuah organisasi, bagaimana sebuah organisasi menjalankan visi misinya, apa yang telah diraihnya, hambatan apa saja yang pernah terjadi dan bagaimana mengatasi berbagai masalah yang dihadapi, apa saja yang telah dimiliki, bagaimana cara memperolehnya, apa suka dan dukanya, dan lain sebagainya.

Oleh karenanya arsip menduduki posisi penting dalam organisasi karena arsip akan mampu menjawab dengan, tepat, tegas dan jelas semua pertanyaan dan permasalahan yang datang setiap saat tanpa tersekat oleh waktu. Tanpa pamrih arsip akan melindungi hak-hak organisasi, maupun warga negara secara jujur, apa adanya.

Memahami akan kedudukan arsip dalam organisasi tersebut maka tidak ada alasan bagi pencipta untuk tidak peduli dengan arsip yang telah diciptakan apalagi menyia-nyiakan. Organisasi yang tidak peduli terhadap arsipnya ibarat dalam sebuah keluarga, orang tua menyia – nyiakan anaknya yang telah dilahirkan dengan susah payah atau sebaliknya anak menyia-nyiakan orang tua yang telah melahirkan dan membesarkannya atau sesama saudara saling menyia-nyiakan. Maka yang akan didapat adalah kerugian yang besar bukan hanya dalam jangka pendek tetapi juga jangka panjang sampai ke anak turun berikutnya. Begitu pula dengan arsip, apabila organisasi pencipta menyia-nyiakan arsipnya yang rugi tidak hanya organisasi sendiri seperti kesulitan dalam pengambilan keputusan karena ketidaktersediaan arsip, bahkan terjadinya pengambilan keputusan yang tidak tepat yang disebabkan oleh terbatasnya data dan informasi (arsip), hilangnya hak-hak anggota organisasi, kalah dalam berbagai urusan, dan lain sebagainya.

Selain arsip digunakan untuk kepentingan pencipta, juga digunakan oleh masyarakat, karena sebagian arsip yang dimiliki organisasi juga menjadi haknya warga negara yaitu arsip-arsip yang memiliki nilai guna informasional dan kebuktian yang bermanfaat untuk bahan penelitian, pengembangan ilmu pengetahuan, sumber informasi dan inspirasi. Arsip sebagai bukti dan sumber informasi tidak hanya akan membuat orang menjadi tahu yang sebenarnya terjadi pada masa lampau tetapi lebih dari itu arsip juga dapat menjadikan orang bersikap lebih bijak karena mengetahui informasi yang sebenarnya sehingga tidak mudah menyalahkan, tidak kagetan/gumunan terhadap berbagai peristiwa yang terjadi karena apa yang terjadi pada saat ini umumnya dulu juga pernah terjadi, dan arsip akan mampu menjadikan orang semakin mencintai bangsa dan negara. Oleh karena itu tidak ada alasan bagi organisasi pencipta untuk tidak mengelola arsipnya dengan baik.

2. PENGERTIAN ARSIP

Pengertian mengenai arsip dapat diperoleh dari beberapa sumber antara lain ; menurut pendapat ahli misalnya menurut The Liang Gie, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat diketemukan kembali. Warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk keperluan membantu ingatan ( Drs Sularso Mulyono ; 1984 ).

Kemudian menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (2005), mengartikan arsip sebagai dokumen tertulis , lisan (pidato, ceramah) atau bergambar (foto, film) dari waktu yang lampau disimpan dalam media tertulis (kertas), elektronik (pita, kaset, video, disket komputer) yang biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi. Sedangkan menurut peraturan perundangan – undangan seperti Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Berdasarkan fungsinya arsip terdiri dari arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Maka arsip dinamis berada di pencipta, dikelola oleh pencipta, dan menjadi tanggungjawab pencipta, dalam hal ini SKPD. Arsip dinamis dibedakan antara arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya tinggi atau digunakan terus menerus untuk operasional SKPD, sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya untuk pelaksanaan kegiatan SKPD telah menurun. Arsip aktif dikelola oleh unit pengolah SKPD, sedangkan arsip inaktif dikelola oleh unit kearsipan SKPD.

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Nasional dan/atau lembaga kearsipan. Oleh karena itu arsip statis tidak dikelola oleh pencipta melainkan oleh lembaga kearsipan.

Arsip sebagai rekaman pelaksanaan kegiatan, memiliki beberapa karakteristik (ANRI, 2009) yaitu :

1. Lengkap (complete) yaitu bahwa arsip telah memiliki hubungan antara struktur, konten, dan konteks, serta mempunyai informasi mengenai waktu dan tempat arsip tersebut diciptakan/diterima, alamat penerima surat, judul/subyek yang berkaitan dengan isi/pesan.

2. Tidak berubah (fixed) yaitu bahwa arsip hadir dalam format yang statis. Elemen informasi yang melekat dalam struktur memiliki arti sesuai dengan konteksnya, dan format tersebut dapat diduplikasi atau diciptakan kembali

3. Memiliki arti (contextual) yaitu bahwa arsip memiliki nilai berdasarkan isinya (konten). Arsip merefleksikan tujuan dan kegiatan organisasi, disamping memberikan layanan bahan bukti kebijaksanaan, kegiatan, dan transaksi organisasi pencipta.

4. Tidak berdiri sendiri (organic) yaitu bahwa arsip merupakan output dari suatu proses kegiatan, maka setiap arsip memiliki hubungan dengan arsip sebelumnya dan mungkin pula dengan arsip-arsip berikutnya. Sehingga arsip tidak dikelola sebagai item tersendiri, tetapi dalam suatu kelompok series.

5. Resmi (authoritative/official) yaitu bahwa arsip yang tercipta sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan fungsi memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan kegiatan yang dilaksanakan.

6. Unik (unique) yaitu bahwa arsip yang dipelihara menurut konteksnya dan memiliki kronologis yang unik selalu merupakan satu-satunya produk. Tidak sebagaimana dokumen yang lain seperti buku, jurnal, dan bahan publikasi lainnya.

C. KEWAJIBAN KEARSIPAN

Kearsipan adalah segala sesuatu yang berkaitan dengan arsip, sehingga berbicara kearsipan tidak hanya berbicara arsip itu sendiri tetapi juga berbagai sumber daya kearsipan yang meliputi ; sumber daya manusia, sarana dan prasarana, anggaran, maupun sistem kearsipan itu sendiri.

Arsip sebagai rekaman kegiatan organisasi maka organisasi yang bersangkutan yang berkepentingan terhadap arsip itu sendiri karena pencipta sendirilah yang akan menggunakannya. Pencipta arsip yang mengetahui untuk apa dan sampai kapan arsip digunakan. Sehingga juga penciptalah yang mengetahui hubungan dan keterkaitan antara arsip yang satu dengan lainnya. Dengan demikian pencipta sendiri yang mengetahui bagaimana arsip harus dikendalikan dan disimpan sehingga mudah ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan.

Oleh karena itu undang-undang kearsipan mengamanatkan kepada setiap pencipta (SKPD) untuk mengelola arsip yang dimilikinya selama masih dinamis yaitu selama arsip masih digunakan untuk kepentingan operasional organisasi. Sedangkan ketika arsip sudah tidak lagi digunakan untuk kegiatan operasional organ