Penilaian arsip dalam bahasa Bahasa Inggris di Amerika Serikat dikenal dengan dua istilah yaitu records appraisal dan archives appraisal. Sementara dalam bahasa Belanda penilaian dikenal dengan istilah Seleksi serta di Inggris dikenal dengan istilah Review. Sementara untuk istilah Records dalam bahasa kearsipan di Indonesia mempunyai pengertian yang sama dengan arsip dinamis, sedangkan istilah Archives mempunyai pengertian yang sama dengan arsip statis. Dalam uraian ini tidak akan membahas perbedaan istilah tersebut, melainkan akan lebih pada substansi penilaian ( appraisal ).
Banyak pakar referensi yang mengemukakan pendapat tentang penilaian arsip antara lain adalah sebagai berikut :
1. Betty R Ricks ( 1920 ) berpendapat bahwa penilaian arsip ( records appraisal ) adalah suatu pengujian terhadap sekelompok arsip melalui daftar arsip dalam menentukan nilai guna setiap series arsip.
2. Menurut F. Gerald Ham ( 1993 : 51 ) penilaian ( appraisal ) diartikan suatu proses yang dilakukan oleh arsiparis untuk mengevaluasi seberapa jauh arsip tertentu dapat memberi kontribusi terhadap tujuan kebijakan organisasi.
3. Ira A Penn, dkk ( 1992 ; 167 ) memberikan pengertian bahwa penilaian arsip ( records appraisal ) merupakan suatu pemikiran arsiparis yang dilakukan pada awal dan akhir lingkup kehidupan arsip ( records life cycle ) untuk menentukan bahwa arsip mengandung informasi yang bernilaiguna abadi dan harus disimpan di lembaga kearsipan.
4. Sedangkan Patricia E. Wallace ( 1992 : 96 ) mengartikan bahwa penilaian ( appraisal ) adalah menentukan nilai guna arsip bagi suatu organisasi.
5. Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 menyebutkan bahwa yang dimaksud dalam penilaian arsip adalah kegiatan menentukan nilai guna dokumen perusahaan yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan pengguna dokumen.
Dari beberapa pengertian di atas, penilaian arsip merupakan analisis informasi terhadap kelompok arsip untuk menentukan nilai guna dan masa simpan arsip bagi kepentingan operasional organisasi pencipta dan kepentingan masyarakat luas.
Artikel Kearsipan Lainnya
Perawan di Kampung Orang yang Sakit Ingatan
Berbicara arsip dalam konteks Indonesia adalah berbicara tentang obyek yang vital tetapi tidak banyak diperhatikan. Ibarat organ...
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS , MENJADI TANGGUNGJAWAB SKPD
Arsip dinamis merupakan rekaman kegiatan yang masih digunakan sebagai berkas kerja dalam pelaksanaan tugas dan fungsi instansi,...
MANFAAT FORMULIR
Dalam setiap organisasi selalu terjadi komunikasi baik yang bersifat internal maupun eksternal dan dapat dilakukan dengan lisan...