DOKUMEN PEMUSNAHAN ARSIP

Arsip sebagai rekaman informasi kegiatan yang dilaksanakan oleh setiap instansi volumenya akan selalu bertambah seiring dengan banyak sedikitnya kegiatan yang dilaksanakan. Semakin besar tugas pokok dan fungsi instansi semakin banyak kegiatan yang dilakukan maka akan semakin banyak pula arsip yang tercipta.

Tingkat pertumbuhan arsip di instansi membawa konskuensi logis terkait dengan penyediaan ruang simpan, sarana kearsipan, tenaga pengelola, waktu dan biaya, serta layanan arsip itu sendiri. Semakin banyak arsip yang harus dikelola maka akan semakin besar biaya, waktu, tenaga, tempat, dan sarana yang diperlukan. Selain itu jumlah arsip juga akan mempengaruhi tingkat kecepatan dalam penemuan kembali arsip. Secanggih apapun sistem penataan dan penyimpanan arsip yang digunakan, banyak sedikitnya arsip akan tetap mempengaruhi tingkat kecepatan dalam penemuan kembali informasi.

Oleh karena itu untuk menghindari terjadinya in-efisiensi /pemborosan baik dan dalam rangka peningkatan layanan kearsipan maka Undang-Undang Nomor  43 Tahun 2009 tentang  Kearsipan berikut peraturan pelaksanaanya yang di tetapkan dengan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2009 mewajibkan pencipta arsip untuk melaksanakan pemusnahan arsip.

 Pemusnahan arsip merupakan salah satu cara untuk mengurangi jumlah arsip sehingga tercipta efisiensi dan efektifitas dalam penyelenggaraan kearsipan di instansi. Bukan sekedar untuk mewujudkan efisiensi dan efektifitas, tetapi pemusnahan arsip juga merupakan upaya untuk menjaga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip dari penyalahgunaan oleh  pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab

Pemusnahan  arsip  pada hakekatnya adalah pemusnahan alat bukti karena arsip bukti transaksi, bukti terjadinya peristiwa, bukti kinerja, bukti kepemilikan, dan lain sebagainya. Oleh karena itu pemusnahan arsip wajib dilakukan sesuai dengan kaidah kearsipan, prosedur,  dan peraturan yang berlaku sehingga dapat dipertanggungjawabkan apabila terjadi persoalan dimasa-masa yang akan datang.  Dengan demikian para pelaksana tidak akan (dapat) disalahkan kalaupun dikemudian hari ada kerugian negara yang diakibatkan dari tindakan pemusnahan yang telah dilakukan.

Payung yang dapat melindungi pelaksana pemusnahan arsip adalah dokumen yang tercipta dalam setiap tahapan pelaksanaan pemusnahan yang dimulai dari pembentukan panitia sampai pada penandatanganan berita acara pemusnahan yang harus disimpan sebagai arsip vital oleh pencipta.

Dalam tulisan ini diuraikan tentang tahapan pelaksanaan pemusnahan arsip berikut arsip yang tercipta dalam setiap tahapan  beserta contoh-contoh formnya.