DPAD Yogyakarta

Istilah Arsip J

 Daftar Istilah  22 May 2010  Super Administrator  435  3705

JADWAL RETENSI ARSIP
Daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai penyusutan arsip.

JADWAL RETENSI
Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas. Untuk menjaga obyektifitas dalam menentukan nilai kegunaan tersebut. Jadwal Retensi Arsip disusun oleh suatu Panitia yang terdiri dari Pejabat yang benar-benar memahami kearsipan, fungsi dan kegiatan instansinya masing-masing. Dalam melaksanakan tugasnya Panitia tersebut perlu mendengar pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang menyangkut masalah keuangan dan Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara sepanjang mengenai masalah Kepegawaian.
Rancangan Jadwal Retensi Arsip yang merupakan hasil kerja Panitia tersebut perlu mendapatkan persetujuan Kepala Arsip nasional terlebih dahulu sebelum ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga Negara / Badan Pemerintahan yang bersangkutan sebagai Jadwal Retensi Arsip yang untuk lingkungan organisasinya.
Untuk Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Daerah perlu terlebih dahulu memperhatikan pendapat dari Menteri Dalam Negeri. Dengan prosedur tersebut kemungkinan penyalahgunaan dalam pemusnahan arsip dapat dihindarkan. Tiap-tiap perubahan Jadwal Retensi Arsipharus menempuh prosedur yang sama seperti tersebut di atas.
1. Setiap arsip ditentukan retensinya atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip.
2. Arsip Nasional menetapkan pedoman untuk digunakan sebagai petunjuk dalam menentukan nilai guna arsip.
3. Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan pemerintahan masing-masing wajib memiliki Jadwal Retensi Arsip yang berupa daftar berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip.
4. Jadwal Retensi Arsip sebagaiman dimaksud ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga-lembaga Negara atau badan-badan Pemerintahan masing-masing setelah mendapat persetujuan dari Kepala Arsip Nasional.
5. Dalam menentukan retensi arsip keuangan dan atau arsip kepegawaian terlebih dahulu perlu didengar pertimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan dan atau Kepada Badan Administrasi Kepegawaian Negara.
6. Untuk Jadwal Retensi Arsip Pemerintahan Daerah ditetapkan sesuai dengan ketentuan terlebih dahulu memperhatikan pendapat Menteri Dalam Negeri.

JARINGAN INFORMASI
Jaringan kerjasama pelayanan informasi kearsipan yang dilaksanakan secara terpadu dan diolah secara professional.

JENIS DAN BENTUK ARSIP REKAM
Arsip rekam dibedakan dalam beberapa jenis yaitu film movie, film foto, suara dan mikrofilm.
1. Pada arsip film movie, film yang dipergunakan adalah dalam bentuk rol, ukuran 8, 16,35,70 dan 105 mm dengan kepekaan cahaya 64 200 ASA, berwarna atau hitam putih, dengan atau tanpa suara.
2. Sasaran film movie adalah kronologi proses suatu peristiwa atau kejadian dan dokumen korporil, dalam thema tertentu atau jurnal.
3. Pada arsip film foto, film yang dipergunakan adalah ukuran 35 120 mm dengan kepekaan cahaya 200 400 ASA, berwarna atau hitam putih.
4. Hasil pemotretan berbentuk frame atau set, berwujud foto berukuran poscard, salon / statie dan cabinet.
5. Sasaran rekam film foto adalah tahap-tahap dalam proses suatu kejadian status peristiwa, benda dan dokumen korporil.
6. Pada arsip suara, bahan perekam yang dipergunakan adalah pita magnetic berbentuk real atau assette dan piringan dengan ukuran kecepatan (speed) tertentu.
7. Sasaran rekam arsip suara adalah bunyi / suara akustik yang bernilai administrasi, hukum, sejarah dan ilmiah.
8. Pada arsip microfilm, film yang dipergunakan adalah dalam bentuk rol atau potongan, ukuran 8, 16, 35, 70, 105 mm dengan kepekaan cahaya 40 60 ASA, berwarna atau hitam putih.
9. Sasaran mikrofilmisasi adalah arsip / dokumen.

Daftar Istilah Lainnya

Istilah Arsip W
 22 May 2010  1929

WAJIB SERAH ARSIPSatminkal / organisasi perangkat daerah wajib menyerahkan dokumen, arsip inaktif / statis yang dikuasainya kepada Kantor Arsip Daerah propinsi DKI Jakarta. Arsip yang diserahkan tersebut dalam bentuk dosir atau warkat beserta daftar...

Istilah Arsip K
 22 May 2010  2949

KARTU KENDALIIsian (Kartu) untuk mencatat surat-surat yang masuk / keluar yang tergolong surat penting. Kartu kendali juga berfungsi sebagai alat penyimpanan surat, dan penemuan kembali.KEGIATAN KEARSIPANKegiatan dalam bidang pembinaan, pengolahan...

Istilah Arsip P
 22 May 2010  5931

PEDOMAN KEARSIPANSuatu naskah tertulis yang berisi segala karangan yang diperlukan mengenai pekerjaan arsip / dokumen dalam suatu organisasiPELAKSANAAN PENATAAN1. Penataan arsip tulis aktif dilakukan dalam bentuk berkas dan arsip inaktif dilakukan...

Istilah Arsip H
 22 May 2010  1823

HAK REKAM SASARAN DAN PENYELENGGARAAN1. Perekaman untuk film movie, film foto dan suara dapat dilaksanakanoleh Satminkal, sebagai pemegang Hak Rekam.2. Perekaman arsip dan dokumen dalam microfilm dilaksanakan oleh Biro Umum, Kantor Arsip Daerah...