DPAD Yogyakarta

Istilah Arsip M

 Daftar Istilah  22 May 2010  Super Administrator  393  2495

MIKRODILMISASI
Untuk menunjang peningkatan daya guna dan hasil guna pengelolaan arsip / dokumen dalam kegiatan administrasi.

MANFAAT ARSIP
1. Dalam bentuk kegiatan organisasi:
   a. Sebagai bahan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
   b. Sebagai bahan pengambilan keputusan / kebijaksanaan.
   c. Sebagai bahan membuat perencanaan.
   d. Sebagai bahan untuk penyusunan program.
   e. Sebagai bahan acuan melaksanakan kegiatan.
   f. Sebagai bahan evaluasi dan laporan.
2. Bahan pertanggungjawaban antar generasi.
3. Bahan penulisan sejarah.

MAP FOLDER
Wadah atau tempat penyimpanan arsip yang akan ditempatkan dalam filing kabinet

MENYIANGI
Menyiangi (Weeding) adalah memisahkan antara arsip-arsip yang telah sampai jangka waktu penyimpanannya dan arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi oleh unit pengolah atau satuan kerja yang bersangkutan

METODE
Cara yang telah menjadi pasti karena ketepatannya merupakan pola dalam melakukan sesuatu pekerjaan.

MIKROFIMISASI
Perekaman arsip / dokumen dalam microfilm.

MIKROFILMISASI (TUJUANNYA)
1. Menyelamatkan dan mengawetkan materi arsip / dokumen dan sekaligus bentuk fisiknya.
2. Mempercepat dan mempertepat poenemuan kembali arsip / dokumen.
3. Menghemat ruangan kerja, karena fisik arsip / dokumen dapat dipindahkan ke tempat lain.
4. Mempermudah penggunaan jasa arsip / dokumen.

MIKROFILM
Suatu alat untuk memproses fotografi, dimana arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaannya.

MIKROFILMISASI (PEDOMAN)
1. Penentuan arsip / dokumen yang dapat direkam dalam microfilm berpedoman pada Daftar Jadwal Retensi dan juga didasarkan pada nilai simpan, kelangkaan, keadaan, fisik dan frekwensi penggunaan.
2. Perekaman arsip / dokumen selain yang telah dibakukan harus dengan persetujuan PUSMINDA dan Kantor Arsip Daerah propinsi DKI Jakarta.
3. Perangkat Organisasi Daerah yang berwenang untuk merekam arsip / dokumen dalam mikrofilm adalah Sekretariat Wilayah Daerah cq. Biro Umum untuk arsip dinamis dan Kantor Arsip Daerah Propinsi DKI Jakarta untuk arsip inaktif.

MIKROFILM (KEGUNAANNYA)
1. Untuk menunjang kelancaran kegiatan operasional sehari-hari dan penyelamatan (pengawetan / penyimpanan)
2. Nilai guna microfilm adalah sama dengan nilai arsip / dokumen asli dalam arti materiil.
3. Dalam arti materiil sama dengan nilai arsip / dokumen.

MIKROFILM (SASARANNYA)
1. Dosir (candak dan rias) arsip inaktif.
2. Warkat / eksemplar arsip dinamis aktif yang nilai guna fiscal / komtabel, hukum, teknis lapangan (engineering).
3. Produk hukum daerah yang tidak dimuat dalam lembaran Daerah, termasuk Surat Keputusan Kepegawaian Pejabat Teras Daerah.
4. Berita Daerah.
5. Hasil dan risalah rapat / sidang DPRD.
6. Arsip / dokumen yang disimpan abadi, tetapi keadaan fisiknya sudah tidap dapat dipugar (restorasi).

MIKROFILM TERDIRI DARI
1. Alat pemotret, yang dihasilkan foto dalam bentuk klise (negatif film) yang kecil.
2. Roll Film, adalah klise (negatif film) untuk menampung hasil pemotretan.
3. Alat pemrose, adalah alat untuk memproses film agar dapat ditampilkan pada layar.
4. Alat pembaca dan pencetak, adalah alat untuk membaca atau menampilkan gambar / tulisan melalui layar serta mencetaknya bila diperlukan.

MIKROFORM
Hasil proses mikrofilmisasi arsip / dokumen berbentuk roll (cassette, cartridge) dan potonganaperture, strip, ficle.

MOBILE PLAN FILING SYSTEM
Alat untuk menyimpan gambar, kartu-kartu map, cetakan dan lain-lain secara vertical (digantungkan).

Daftar Istilah Lainnya

Istilah Arsip B
 22 May 2010  2231

BADAN PEMERINTAHSeluruh aparatur Pemerintah, termasuk dalam hal ini perusahaan-perusahaan yang modalnya sebagian atau seluruhnya berasal dan pemerintah.BADAN SWASTABidang kegiatan yang mempunyai pengaruh terhadap pelaksanaan pemenintahan dan atau...

Istilah Arsip G
 22 May 2010  2279

GUNA ARSIP REKAM1. Bahan pemawasan/pemeragaan kembali sesuatu atau peristiwa.2. Sarana pengawetan dan penyimpanan arsip / dokumentasi yang efektif.3. Sarana pelengkap pelayanan informasi yang cepat, tepat dan gambling.4. Pengganti arsip/dokumen yang...

Istilah Arsip H
 22 May 2010  1700

HAK REKAM SASARAN DAN PENYELENGGARAAN1. Perekaman untuk film movie, film foto dan suara dapat dilaksanakanoleh Satminkal, sebagai pemegang Hak Rekam.2. Perekaman arsip dan dokumen dalam microfilm dilaksanakan oleh Biro Umum, Kantor Arsip Daerah...

Istilah Arsip V
 22 May 2010  1595

VISIBLE RECORD CABINETTempat penyimpanan arsip dengan menggunakan kantong-kantong kartu tersusun yang disimpan dan dijepit di dalam laci atau baki kemudian tersusun dalam kabinet.VERTICAL PLAN FILING SYSTEMLemari yang terbuat dari besi plan digunakan...