DPAD Yogyakarta

Istilah Arsip S

 Daftar Istilah  22 May 2010  Super Administrator  410  3093

SATMINKAL
Satuan Administrasi Pangkal yaitu organisasi perangkat daerah pembuat dan penerima arsip / dokumen, penerima pelimpahan wewenang pelaksanaan tugas daerah dari Gubernur Propinsi DKI Jakarta.

SENERAI ARSIP
Sarana penemuan arsip berupa susunan hasil pemberian arsip statis dari sebagian kelompok / khasanah arsip.

SENTRALISASI
Salah satu system / azas penyimpanan sebagai lawan dari sistem penyimpan desentralisasi, yaitu sistem penyimpanan arsip dinamis terpusat. Pengelolaan dan penyimpanan dibebankan pada satu unit organisasi.

SERI
Kelompok arsip yang ditata berdasarkan kesamaan jenisnya.

SIFAT ARSIP
1. Sifat arsip dinamis pada dasarnya tertutup, oleh karena itu pengelolaan dan perlakukannya berlaku ketentuan tentang kerahasiaan surat-surat.
2. Sifat arsip statis pada dasarnya terbuka, namun bilamana Lembaga Negara atau Badanbadan Pemerintahan menganggap harus tetap dipegang kerahasiaannya, dapat tetap diberlakukan ketentuan tentang kerahasiaan surat / dokumen.

SISTEM
Ialah suatu totalitas yang mempunyai elemen atau unsure, komponen dan subsistem yang satu dengan yang lainnya salaing berinteraksi untuk mencapai tujuan organisasi.

SISTEM ABJAD
Merupakan salah satu system penataaan arsip yang digunakan untuk menata berkas yang berurutan dari A sampai Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.

SISTEM FILING
Suatu sistem, metode atau cara yang telah direncanakan dan dipergunakan dalam pengurusan arsip (penyimpanan dan pemeliharaan), sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

SISTEM KEARSIPAN YANG BAIK
1. Mudah dilaksanakan.
2. Mudah dimengerti.
3. Murah / ekonomis.
4. Tidak memakan tempat.
5. Mudah dicapai.
6. Cocok bagi organisasi.
7. Luwes.
8. Dapat mencegah kerusakan.
9. Mempermudah pengawasan.

SISTEM KEARSIPAN POLA BARU
1. Penanganan urusan kearsipan pengorganisasiannya diatur secara tegas (Kep. Gubernur KDKI Jakarta nomor 1024 tahun 1994).
2. Prosedur surat menyurat digunakan sistem kartu kendali (tidak menggunakan buku agenda dan buku ekspedisi). Diatur melalui Keputusan Gubernur KDKI Jakarta nomor 3 tahun 1976.
3. Tata simpan arsip menggunakan system klasifikasi masalah sehingga mempermudah proses penemuan kembali, diatur melalui Keputusan Gubernur nomor 4 tahun 1976.
4. Penyusutan arsip dilaksanakan secara kontinyu, berdasarkan jadwal umum simpan arsip (Jadwal Retensi Arsip diatur melalui Keputusan Gubernur KDKI Jakarta nomor 100 tahun1984).
5. Sarana kearsipan ditetapkan standarisasinya.
6. Penyelamatan arsip ditunjang microfilm (Keputusan Gubernur KDKI Jakarta nomor 2989 tahun 1984).

SISTEM TANGGAL/URUTAN WAKTU (CHRONO-LOGICAL SYSTEM)
Sistem penataan arsip berdasarkan tempat / lokasi, daerah atau wilayah tertentu.

SKEMA PENGATURAN KEARSIPAN
Kerangka yang dipergunakan sebagai pedoman pengelompokan pemberian arsip.

SURAT PENTING
Surat yang isinya mengandung kepentingan-kepentingan yang mengikat memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi yang diperlukan dalam waktu lama atau tetap (permanen) dan bernilai sejarah, hukum, ilmiah, administrative, keuangan, politis dan sebagainya bagi instansi. Bila surat tersebut terlambat pengurusannya atau hilang dapat menimbulkan akibatakibat yang merugikan instansi, mengganggu kelancaran dan keberhasilan pekerjaan, dan sebagainya dan tidak mudah memperoleh gantinya.

SURAT BIASA
Surat isinya tidak mengikat, tidak mengharuskan adanya tindak lanjut. Jika surat tersebutterlampir pengurusannya ataupun hilang tidak menimbulkan kerugian dan tidak mempengaruhi kelancaran dan keberhasilan kerja.

SURAT TERBUKA
Surat yang sebelum oleh yang bersangkutan harus dibuka dicatat oleh petugas kearsipan.

SURAT TERTUTUP
Surat yang harus diterima oleh yang bersangkutan tanpa dibuka (tetap bersampul)

SURVEY ARSIP
Kegiatan penelitian dan pencatatan yang dilakukan dalam rangka penjajagan sebelum dilakukannya pentaan pada arsip inaktif-statis yang penataannya sudah tidak berdasarkan penataan pada masa dinamisnya (arsip kacau).

SYARAT PETUGAS KEARSIPAN
1. Ketelitian.
2. Kecerdasan.
3. Kecermatan.
4. Kerapihan
5. Tekun dalam melaksanakan tugas.
6. Tidak mudah bosan.
7. Mampu memegang / menyimpan rahasia.
8. Kesabaran dan tidak emosional.
9. Memiliki keahlian di bidang kearsipan.

Daftar Istilah Lainnya

Istilah Arsip H
 22 May 2010  1700

HAK REKAM SASARAN DAN PENYELENGGARAAN1. Perekaman untuk film movie, film foto dan suara dapat dilaksanakanoleh Satminkal, sebagai pemegang Hak Rekam.2. Perekaman arsip dan dokumen dalam microfilm dilaksanakan oleh Biro Umum, Kantor Arsip Daerah...

Istilah Arsip V
 22 May 2010  1595

VISIBLE RECORD CABINETTempat penyimpanan arsip dengan menggunakan kantong-kantong kartu tersusun yang disimpan dan dijepit di dalam laci atau baki kemudian tersusun dalam kabinet.VERTICAL PLAN FILING SYSTEMLemari yang terbuat dari besi plan digunakan...

Istilah Arsip L
 22 May 2010  1522

LABELPetunjuk yang memuat keterangan tentang berkas-berkas atau arsip yang ada didalam tempat penyimpanan arsip (map, boks dan lemari arsip).LAMINASIMenutup selembar kertas diantara dua lembar plastik yang diletakan diatas hidrolik press yang...

Istilah Arsip P
 22 May 2010  5203

PEDOMAN KEARSIPANSuatu naskah tertulis yang berisi segala karangan yang diperlukan mengenai pekerjaan arsip / dokumen dalam suatu organisasiPELAKSANAAN PENATAAN1. Penataan arsip tulis aktif dilakukan dalam bentuk berkas dan arsip inaktif dilakukan...