PEMBINAAN KEARSIPAN PEMERINTAH PROVINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKAR

Esensi Pengelolaan arsip adalah mengelola informasi, dalam hal ini kompetensinya adalah memanfaatan arsip dalam perannya sebagai bahan kerja instansi. Mutu informasi yang disajikan sangat mempengaruhi kinerja instansi sehingga kearsipan perlu dilaksanakan dengan baik dan tertib agar menghasilkan mutu informasi yang baik pula. Adapun dalam pelaksanaan kearsipan itu sendiri dituntut untuk mampu mengoptimalkan fungsi seluruh sub sistem, baik sistem sumber daya manusia, sistem, sarana prasarana, maupun anggaran. Secara manajerial maupun teknis upaya untuk terselenggaranya kearsipan yang baik diperlukan pemberdayaan dan pengintegrasian seluruh sub sistem kearsipan agar segala hambatan dapat diantisipasi secara terpadu. Dengan demikian tersajikannya informasi dan kemudahan penyajiannya pada saat arsip itu dibutuhkan menjadi tolok ukur keberhasilan pelaksanaan kearsipan di instansi. Lebih dari 30 tahun sejak Undang-Undang Kearsipan Nomor 7 tahun 1971 tentang Pokok-pokok Kearsipan diundangkan, dapat dikatakan kearsipan belum dikelola secara maksimal. Pada umumnya terdapat kendala internal berkenaan dengan pemahaman yang keliru tentang arsip, yaitu arsip sering dianggap sebagai kertas kumal yang berdebu, serta rendahnya minat di bidang kearsipan ini karena dianggap pekerjaan kearsipan kurang bergengsi. Selain hal tersebut dukungan dan apresiasi pimpinan instansi masih perlu ditingkatkan, karena kondisi ini akan membuat tidak optimalnya pemanfaatan arsip di instansi.