STRATEGI AKUISISI ARSIP TOKOH

Oleh : Rusidi*

1. PENDAHULUAN

Beberapa waktu yang lalu tepatnya Nopember 2016, saya diminta menjadi nara sumber akuisisi arsip perseorangan / tokoh di lembaga kearsipan kabupaten Bantul Daerah Istimewa Yogyakarta. Saya merasa senang melaksanakan tugas tersebut karena secara kebetulan saya punya pengalaman menarik ketika mengakuisisi arsip perseorangan yaitu arsip milik seorang tokoh seniman terkenal di Yogyakarta bahkan sudah masuk di tingkat nasional. Kegiatan akuisisi pada saat itu diselenggarakan oleh Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta sebagai lembaga kearsipan di DIY tempat saya bekerja.

Akuisisi arsip pada tahun - tahun terakhir ini menjadi kegiatan yang banyak dilakukan di lembaga – lembaga kearsipan bahkan menjadi kegiatan andalan, baik di daerah propinsi maupun kabupaten / kota. Ada beberapa lembaga kearsipan di negeri ini yang berkunjung ke lembaga kami untuk berkonsultasi mengenai seluk beluk akuisisi baik akuisisi arsip lembaga maupun perorangan.

Alasan utama mengapa kegiatan tersebut harus diprioritaskan di lembaga kearsipan adalah alasan waktu. Suatu arsip pasti ada pemiliknya/penciptanya. Tidak ada arsip yang tanpa pemilik. Ketika pemilik sudah tidak ada karena beberapa sebab seperti meninggal dunia, lembaga dihapus/digabung/diganti nama, atau sebab lain seperti terjadinya bencana atau perang maka akan kesulitan untuk mencari keberadaan arsip yang bersangkutan apalagi masih ditambah masih rendahnya kesadaran, perhatian dan pemahaman pemilik akan arti pentingnya arsip. Sebagai contoh misalnya yang terjadi pada tahun 2006 ketika di Kabupaten Bantul Daerah Istimewa Yogyakarta terjadi bencana alam gempa bumi, warga tidak ada waktu untuk memperdulikan arsipnya. Mereka lebih peduli terhadap keselamatan jiwanya dan keluarganya. Arsip berserakan, terinjak-injak, dan menyatu dengan puing-puing bangunan yang pada akhirnya juga tidak dapat diketahui keberadaanya.

Alasan lain akuisisi arsip menjadi kegiatan yang manarik adalah karena menyenangkan dan sekaligus menantang. Menyenangkan karena kegiatan tersebut kegiatan lapangan, bertemu dengan pemilik arsip. Menantang karena tim akan berhadapan dengan pemilik arsip yang memiliki ragam latar belakang kehidupan baik pendidikan, budaya, dan lain sebagainya dan ditambah lagi (untuk saat ini) tingkat kesadaran dan pemahaman kearsipan masih rendah. Sehingga tim harus bekerja keras untuk menaklukan pemilik arsip agar mau menyerahkan arsipnya secara ikhlas atas dasar kesadaran dan pemahaman tentang pentingnya arsip bagi masyarakat, bangsa dan negara.

Melalui tulisan ini saya ingin berbagi pengalaman terkait dengan akuisisi arsip perseorangan. Saya memilih yang akuisisi arsip perseorangan karena lebih menantang dari pada akuisisi arsip lembaga. Akuisisi arsip milik lembaga lebih mudah dan terarah karena peraturannya sudah sangat jelas dan dapat dipahami bersama.

2. PENGERTIAN

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996), yang dimaksud akuisisi adalah perolehan, pemerolehan. Dalam modul Akuisisi yang diterbitkan oleh ANRI tahun 2000, mendifinisikan akuisisi sebagai suatu proses perluasan khasanah arsip di ANRI dengan cara menerima arsip yang bernilai guna pertanggungjawaban nasional/statis dari lembaga negara, badan pemerintah, swasta, perorangan sesuai ketentuan perundang-undangan. Dalam Keputusan Presiden Nomor 105 Tahaun 2004, masalah akuisisi disamakan dengan pengumpulan arsip. Sedangkan menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 maupun Peraturan Kepala ANRI Noor 31 Tahun 2011, mendifinisikan akuisisi arsip sebagai suatu proses penambahan khasanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan. Kemudian dalam penjelasan pasal 91 Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 disebutkan bahwa akuisisi arsip statis adalah penyerahan atas hak pengelolaan arsip dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan dapat diakukan dengan cara penarikan, pembelian, tukar menukar, dan kegiatan lain yang mengakibatkan adanya penambahan khasanah arsip.

Dari berbagai difinisi tersebut dapat digaris bawahi bahwa secara umum yang dimaksud dengan akuisisi adalah proses perluasan khasanah arsip dengan cara menerima arsip bernilaiguna pertanggungjawaban nasional atau arsip statis dari lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah, swasta dan perorangan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Akuisisi diartikan juga sebagai tindakan proaktif dari lembaga kearsipan untuk melakukan penyelamatan arsip dari kemusnahan yang tidak diharapkan. Akuisis juga dapat dilakukan karena kebutuhan untuk melengkapi arsip yang belum lengkap guna untuk dapat menyajikan informasi secara utuh kepada publik.

3. DASAR PELAKSANAAN AKUISISI ARSIP

Pelaksanaan akuisisi arsip diatur dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan antara lain pasal 60 ayat (1) ; Lembaga Kearsipan melaksanakan akuisisi arsip statis. Ayat (2), Arsip statis yang diakuisisi meliputi arsip yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung . Ayat (3) ; Lembaga Kearsipan wajib membuat DPA (Daftar Pencarian Arsip) yang meliputi arsip yang telah diverifikasi dan mengumumkannya kepada publik. Verifikasi arsip dapat dilaksanakan secara langsung dan tidak langsung. Verifikasi langsung adalah verifikasi terhadap arsip yang tercantum dalam JRA (Jadwal retensi Arsip) yang berketerangan dipermanenkan. Sedangkan verifikasi tidak langsung adalah verifikasi terhadap arsip khususnya arsip negara yang belum tercaantum dalam JRAtetapimemiliki nilai guna kesejarahan dengan didukung oleh bukti-bukti berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. Ayat (4) ; Setiap orang yang memiliki atau menyimpan arsip statis sebagaaimana dimaksud ayat (3) wajib menyerahkan kepada ANRI atau lembaga kearsipan berdasarkan syarat-syarat yang ditetapkan dalam pengumuman DPA. Selanjutnya Pasal 61, Ayat (1) Lembaga Kearsipan melaksanakan akuisisi arsip statis dari lembaga pendidikan swasta dan perusahaan swasta yang memperoleh anggaran negara dan /atau bantuan luar negeri. Ayat (2) ; Akuisisi arsip statis oleh lembaga kearsipan diikuti dengan peralihan tanggungjawab pengelolaannya.

Kemudian dalam Peraturan Pemerinatah Nomor 28 Tahun 2012 masalah akuisisi diatur dalam pasal 91 ayat (1) ; akuisisi arsip statis dilakukan melalui verifikasi secara langsung maupun tidak langsung. Verifikasi secara langsung adalah verifikasi terhadap arsip-arsip statis yang tercantum didalam jadwal retensi arsip yang berketeraagan dipermanenkan. Sedangkan verifikasi secara tidak langsung adalah verifikasi terhadap arsip yanag belum tercantum dalam JRA tetapi memiliki nilaiguna kesejarahan dengan didukung oleh buki-bukti berdasarkan ketentuan perundang-undangan. Ayat (2) ; verifikasi dilaksanakan dan menjadi tanggungjawab kepala lembaga kearsipan. Ayat (3) ; apabila dalam melakukan verifikasi terdapat arsipyangtidak memenuhi kriteria sebagai arsip statis, kepala lembaga kearsipan berhak menolak arsip yang akan diserahkan.

Berdasarkan beberapa peraturan perundangan ini maka lembaga kearsipan pusat dan Daerah wajib melakukan akuisisi sebagai salah satu bentuk penyelamatan arsip.

TUJUAN AKUISISI

Ada beberapa tujuan dilaksanakannya program akuisisi arsip antara lain :

1. Terselamatkannya bukti-bukti sejarah (bahan pertanggungjawaban nasional),

2. Terpenuhinya kebutuhan akan arsip bagi para sejarahwan/peneliti/mahasiswa,

3. Terlindunginya hak warga negara, dan

4. Terwujudnya memori kolektif daerah / bangsa

ARSIP TOKOH PERSEORANGAN YANG BERNILAI GUNA SKUNDER

Berdasarkan Peraturan Kepala ANRI Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Penilaian Kriteria dan Jenis Arsip yang memiliki nilai guna skunder, salah satu arsip yang bernilaia guna skunder adalah arsip perseorangan. Arsip perseorangan yang dimaksud disini adalah tidak setiap orang tetapi orang-orang tertentu yang karena profesi atau keahlianya yang bersangkutan memiliki karya/berjasa yang bermanfaat bagi masyarakat, bangsa dan Negara seperti pahlawan, seniman, politikus, dll.

4. STRATEGI AKUISISI ARSIP PERSEORANGAN

Sebagaimana telah diuraikan di atas bahwa akuisisi merupakan tindakan untuk mendapatkan arsip. Dalam rangka memperoleh arsip sebagaimana yang diharapkan maka tim akuisisi harus mengatur strategi. Pertama kali yang harus disadari oleh arsiparis atau tim akuisisi adalah :

1. bahwa tidak setiap orang mengerti arsip, memahami arsip, dan peduli dengan arsip.

2. bahwa tidak setiap orang menyadari kalau dia memiliki arsip bahkan dalam jumlah yang tidak sedikit dan mengandung nilai guna yang tinggi.

3. bahwa tidak setiap orang mengetahui kalau pemerintah telah menetapkan peraturan perundang – undangan tentang kearsipan yang mengatur siapapun termasuk mengatur orang yang bersangkutan.

4. bahwa tidak semua orang peduli atau percaya dengan lembaga kearsipan.

Oleh karena itu dalam rangka mendapatkan arsip sebagaimana yang diharapkan, arsiparis/tim akuisisi perlu melakukan hal-hal sebagai berikut:

1. Mengetahui latar belakang tokoh yang arsipnya akan diakuisisi.

Hal ini dapat dilakukan dengan cara membaca buku/karya-karya beliau, menanyakan kepada teman seprofesinya, menanyakan kepada tetangga/saudaranya, dan lain sebagainya.

Komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam kehidupan. Tidak sedikit kegagalan pencapaian tujuan disebabkan oleh kurangnya komunikasi. Komunikasi dapat berjalan baik apabila kedua belah pihak saling mengerti, memahami, sehingga ada kecocokan. Kecocokan dapat terjalin apabila kedua belah pihak ada rasa saling pengertian dan saling membutuhkan.

Pada waktu saya dan tim akuisisi akan mengakuisisi arsip milik seorang tokoh, sebelumnya kami mempelajari terlebih dahulu latar belakang tokoh tersebut. Banyak hal yang harus kami ketahui sehingga kami tidak salah dalam menyampaikan sesuatu kepada yang bersangkutan. Beberapa hal yang akan saya ketahui antara lain : hobi atau kesenangan, keluarga, status , kebiasaan, profesi/pekerjaan, agama, pendidikan, dan lain sebagainya. Hal ini sangat penting karena menjadi kunci keberhasilan.

Setelah kami mengetahui tentang profesi yang bersangkutan misalnya sebagai seniman kethoprak, maka kami harus mempelajari tentang kethoprak antara lain tokoh-tokoh kethoprak, lakon-lakon kethoprak yang terkenal, cerita kethoprak dan sebagainya. Pengetahuan ini diperlukan sebagai bahan pembicaraan atau obrolan. Apabila obrolan dapat berjalan lama dan lancar pertanda komunikasi berjalan baik. Perlu ditambah juga informasi tentang status yang bersangkutan misalnya janda, atau duda, menikah atau tidak menikah, pernah tersangkut kasus atau tidak seperti kasus wanita, korupsi dll atau tidak. Hal ini penting untuk menghindari terjadinya ketersinggungan. Apabila pemilik arsip sudah tersinggung dengan perkataan tim maka jangan berharap arsip yang dimilikinya akan diberikan.

2. Meyakinkan pemilik arsip

Agar pemilik arsip dengan suka rela mau menyerahkan arsip yang dimiliki untuk dikelola di lembaga kearsipan maka arsiparis harus dapat dan mampu meyakinkan pemilik arsip bahwa arsip yang dimiliki sangat bermanfaat bagi orang lain, masyarakat, bangsa dan negara. Apabila arsip yang dimiliki digunakan oleh orang lain seperti untuk bahan penelitian dalam rangka pengembangan ilmu pengetahuan maka yang bersangkutan sudah beramal jariah yang pahalanya akan terus mengalir. Bahwa kalau arsipnya dikelola di lembaga kearsipan maka akan aman, lestari, dan lebih bermanfaat.

Untuk dapat meyakinkan hal tersebut arsiparis harus menguasai permasalahan. Jangan harap dapat meyakinkan orang lain apabila arsiparis sendiri tidak menguasai permasalahan.

3. Jangan membebani pemilik arsip

Ketika saya diminta sebagai nara sumber akuisisi arsip di Bantul, makalah saya judulnya bukan akuisisi tetapi “Penyelamatan dan Pelestarian Arsip Statis”. Saya mengambil judul tersebut dengan pertimbangan karena yang akan diakuisisi arsip perorangan yaitu seorang pembuat keris/empu keris yang kemungkinan besar belum paham tentang arsip. Sebagian orang berpendapat bahwa arti dari akuisisi adalah penarikan bahkan ada yang menyebut pencaplokan atau pengambil alihan secara paksa. Apabila istilah ini yang ditonjolkan saya kawatir pemilik arsip menjadi ketakutan yang pada akhirnya menjadi kurang simpati terhadap program akuisisi.

Pemilik arsip seyogyanya tidak dibebani dengan pekerjaan administrasi seperti mendaftar arsip yang akan diserahkan, membuat berita acara penyerahan, apalagi diminta membuat sejarah tercipta arsip. Apabila sebelumnya pemiliki sudah dibebani dengan pekerjaan seperti tersebut maka kecil kemungkinan yang bersangkutan tidak akaan menyerahkan arsipnya karena dianggap menambah beban pekerjaan/repot. Pemilik arsip sudah terbuka terkait dengan arsip yang dimiliki dan bersedia menyerahkan nya sudah merupakan keuntungan yang luar biasa bagi lembaga kearsipan.

4. Ciptakan rasa senang bagi pemilik arsip

Rasa senang mahal harganya. Seseorang yang sudah terlanjur senang akan melakukan apa saja demi barang atau orang yang disenangi. Terkait dengan akuisisi arsip, agar arsiparis atau tim akuisisi dapat memperoleh arsip yang dikehendaki maka seyogyanya terlebih dahulu harus membuat pemilik arsip merasa senang. Beberap cara membuat pemilik arsip merasa senang selain yang sudah saya uraiakan di atas (angka 1, 2 dan 3) juga dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

a. Membawa buah tangan (buah atau kue, dll) ketika datang kerumah pemilik

b. Mengikutkan pemilik dalam kegiatan akuisisi yang sedang berjalan, antara lain menjadikan yang bersangkutan sebagai pendata, atau nara sumber.

c. Memberi ucapan terima kasih/ganti rugi arsip

Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 pasal 95, dalam ranagka penyerahan arsip statis pemerintah dapat memberikan penghargaan atau imbalan kepada masyarakat. Penghargaan diberikan kepada masyarakat yang memberitahukan keeradaan dan/atau menyerahkan arsip statis yang masuk dalam DPA kepada lembaga kearsipan. Sedangkan imbalan diberikan kepada masyarakat yang menyerahkan arsip statis yang dimiliki atau dikuasai kepala lembaga kearsipan yang pelaksanaanaya dapat dilakukan berdasarkan perundingan. Penghargaan atau imbalan ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara , pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, atau lembaga kearsipan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan-undangan yang diatur oleh Arsip Nasional Republik Indonesia

Dalam bentuk yang lebih sederhana ucapan terima kasih dapat berupa piagam/penghargaan, honor, atau dalam bentuk barang lainnya seperti cindera mata.

d. Mengikutkan dalam kegiatan pengembangan terkait dengan arsip yang telah diserahkan seperti ketika lembaga kearsipan akan membuat inventaris, membuat terbitan naskah sumber arsip, dan lain sebagainya, pemilik arsip dapat dilibatkan/diundang sebagai nara sumber, dll

e. Membantu dalam pelaksanaan pendataan

f. Diliput pada saat pelaksanaan serah terima arsip.

5. MACAM/JENIS ARSIP TOKOH YANG DAPAT DIAKUISISI

Arsip tokoh adalah arsip-arsip tentang diri tokoh yang bersangkutan, aktifitas, serta bukti-bukti karyanya dan hal ini sifatnya kondisional artinya apabila tokoh yang bersangkutan masih hidup tidak mungkin arsip seperti ijazah, akte kelahiran, dan yang sejenisnya diakuisisi. Tetapi apabila tokoh yang bersangkutan sudah meninggal maka arsip-arsip tentang data pribadi pemilik dapat diakuisisi seperti yang telah kami lakukan terhadap seorang tokoh seniman di Daerah Istimewa Yogyakarta.

Beberapa arsip yang dapat kami akuisisi antara lain :

1. Daftar riwayat hidup,

2. Buku Tanda Lulus Udjian Masuk Taman Siswa Bagian Taman Dewasa tahun 1961-1962,

3. Surat Surat Tamat Beladjar Sekolah Rakyat Negeri 6 Tahun dari Kepala Sekolah Rakjat Negeri 6 Tahun 1961

4. Surat Tanda Lulus Pengikut Ujian Masuk Sekolah Landjutan Tingkatan Pertama Untuk Tahun Peladjaran 1961/1962

5. Buku Daftar Nilai tentang Ketjakapan, Kepandaian, Kelakuan dan Keradjinan Sekolah Menegah Umum Bagian Pertama

6. Raport Sekolah Rakyat di Gondolayu Jogjakarta Swantantra II Kotapradja, Swatantra I Daerah Istimewa Jogjakarta tanggal 18 April 1963

7. Surat Idjazah Sekolah Menengah Umum Tingkat Pertama tahun 1964

8. Daftar Nilai hanya berlaku sebagai lampiran Idjazah SMA tahun 1967

9. Surat Idjazah Sekolah Menengah Umum Tingkat Atas SMA Negeri IV tahun 1967

10. Surat Pemberitahuan dari Akademi Seni Drama dan Film Indonesia Sompilan Ngasem 12 Jogjakarta, tahun 1971

11. Surat Keterangan pengganti ijazah SMA tahun 1967,

12. Testimoni Matrimoni (Surat Kawin) tanggal 26 Pebruari 1976

13. Surat dari Catatan Sipil Kotamadya Yogyakarta tentang Akte Perkawinan Nomor 69/K/1976 tanggal 8 Maret 1976

14. Surat Tanda daftar perusahaan tanggal 13 Oktober 1990

15. Surat keterangan dari Akademi Seni Drama dan Film Indonesia Yogyakarta tanggal 8 Nopermber 1971

16. Surat keterangan dari R.K. Tjokrodiningratan Kotamadya Jogjakarta untuk perjalanan dalam rangka study prakteknya keliling Indonesia, tangggal 11 Nopember 1971

17. Surat keterangan dari Akademi Seni Drama dan Film Indonesia Sompilan Ngasem 12 Yogyakarta tanggal 7 Januari 1983

18. Surat keterangan dari Kepala Bidang Kesenian tanggal 10 Oktober 1983

19. Surat Undangan Seminar Pengembangan Pariwisata Daerah Istimewa Yogyakarta tanggal 23 Maret 1989 di gedung senisono Yogyakarta.

20. Foto tokoh dan istri pada acara natalan tanggal 5 Januari 1991

21. Prosesi pemakaman tokoh (CD)

22. Surat tanda penghargaan/terima kasih atas jasanya tanggal 10 April 1982

23. Surat penghargaan dari Menteri Pendidikan dan Kebudayaan tanggal 9 Oktober 1986

24. Foto tokoh pada acara pelepasan wisudawan/wisudawati Universitas Gadjah Mada, Periode Pebruari 2003

25. Dan lain sebagainya.

F. PENUTUP

Akuisisi arsip merupakan kegiatan penyelamatan arsip yang bertujuan untuk menambah khasanah atau dalam rangka melengkapi khasanah yang sudah ada. Oleh karena itu keberhasilan dalam akuisisi arsip sangat penting. Kegagalan dalam mengakuisisi berarti pula kegagalan dalam menyelamatkan dan menjaga keutuhan arsip.

Semoga tulisan ini bermanfaat dan bagi yang ingin berbagi silahkan hubungi Hp. 081578714342. Terima kasih.

Arsiparis Madya pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY