Workshop Analisa Identifikasi Arsip Vital dalam Rangka Perlindun

Arsip vital   merupakan arsip dinamis yang essensial bagi kegiatan instansi. Arsip ini sangat penting untuk kelangsungan hidup organisasi yang keberadaannya menjadi bukti atas perlindungan hak dan kepentingan instansi, pegawai , pimpinan dan pihak-pihak yang berkepentingan lainnya. Jika arsip vital ini hilang tidak dapat digantikan dengan arsip pengganti, karena arsip ini memberi status kebuktian hukum, kepemilikan dan keuangan. Hilang/musnahnya arsip vital ini akan berakibat negatif bagi instansi, misalnya instansi tidak dapat beroperasi lagi . Oleh karena itu arsip vital perlu mendapatkan perhatian dalam pengelolaan dan perlindungannya.

Permasalahan yang sering muncul dalam pengelolaan arsip vital adalah  masih rendahnya apresiasi pimpinan terhadap pengelolaan arsip. Namun  apakah dengan kondisi ini kemudian kita tidak perbuat apa-apa ?

Bagaimana cara menunjukkan bahwa arsip itu penting ? Pertanyaan sederhana tetapi tidak mudah dilaksanakan. Kita dapat menunjukkan arsip itu penting , bila kita dapat menghargai keberadaan arsip dan menghargai pengelolaan arsip  itu sendiri. Sehingga melalui workshop analisa arsip vital yang dislaksanakan pada tanggal 19 November 2009 di Hotel Ruba Graha, Jalan Mangkuyudan No. 1 ini kita semua disadarkan bahwa di instansi tersedia arsip vital yang sangat penting bagi kelangsungan hidup instansi, yang pengelolaannya tidak boleh diabaikan. Karena  arsip merupakan cermin tingkat kemajuan suatu bangsa, semakin maju suatu bangsa maka apresiasi terhadap arsip ini semakin baik, sebaliknya bangsa yang kurang maju biasanya apresiasi terhadap arsip juga masih rendah.

Ditinjau dari fungsinya sebenarnya peran arsip  sangat strategis. Tidak disangsikan lagi bahwa arsip merupakan  bukti akuntabilitas instansi dan rekaman seluruh kegiatan yang tidak dapat direkayasa. Selain sebagai bukti pertanggungjawaban, arsip juga digunakan sebagai alat transfer pengetahuan bagi masyarakat, misalnya melalui pameran, penerbitan jurnal maupun wisata arsip, sehingga arsip memiliki andil yang cukup besar dalam mencerdaskan kehidupan bangsa.

Sering terjadinya bencana alam akhir –akhir ini juga sangat mengancam dunia kearsipan, khususnya keberadaan arsip vital instansi yang selama ini barangkali masih luput dari perhatian kita. Sehingga  melalui workshop yang diikuti oleh 7 instansi di lingkungan Pemerintah Provinsi DIY telah dirumuskan berbagai tindakan dan upaya untuk mencegah kerusakan dan sekaligus menyelamatkan keberadaan arsip vital  yang berada di instansi  masing – masin di lingkungan pemerintah Provinsi DIY.