ABDI DALEM KRATON YOGYAKARTA DAN PURO PAKUALAMAN MENGIKUTI PELA

Arsip merupakan rekaman informasi kegiatan pemerintahan dan pembangunan, rekaman aktifitas seseorang, rekaman peristwa atau kejadian-kejadian  yang tidak disengaja. Oleh karenanya informsi yang terkandung dalam suatu arsip adalah informasi yang nyata, jujur, dan  apa adanya. Oleh karenanya informasi yang terekam dalam suatu arsip pasti dapat dipertanggungjawabkan, dan harus dipercaya. Maka arsip juga merupakan bukti yang sah dipengadilan atau dihadapan hukum. Apapun kasusnya apabila sudah di sodorkan bukti-bukti otentik yang berupa dan bernama arsip pada umumnya orang atau lembaga sudah tidak dapat berkutik apalagi berbelit. Hal inilah barangkali yang menjadi pertimbangan  diberikannya kewenangan bagi KPK (Komisi Pemberantasan Korupsi) untuk mengambil arsip/dokumen ditempat-tempat yang dianggap perlu  guna untuk “menyelamatkan” bukti-bukti kejahatan guna untuk pembuktian suatu kasus/perkara.

Sebagai rekaman informasi yang telah terjadi maka arsip tidak hanya berguna untuk generasi sekarang tetapi juga berguna untuk generasi-generasi yang akan datang dan seterusnya sampai akhir jaman. Karena melalui arsip tersebut generasi sekarang akan mengetahui apa yang telah dilaksanakan oleh generasi sebelumnya. Visi-misi dan program-program apa saja yang telah dijalankan oleh pemerintah, kegiatan apa yang telah dilaksanakan untuk mewujudkan tujuan negara, kebijakan apa saja yang telah diambil, kegagalan apa yang pernah dialami dan solusi-solusi mengatasinya, peristiwa atau kejadian apa saja yang pernah terjadi, dan lain sebagainya.

Dengan mengetahui berbagai informasi peristiwa/kejadian yang telah terjadi, pengetahuan orang akan bertambah, seseorang akan bersikap lebih arif dan bijaksana, berpikir positif, tidak mudah menyalahkan orang lain, tidak mudah heran atau tidak kagetan dengan hal-hal yang baru karena bukan tidak mungkin yang terjadi saat ini dahulu kala pernah terjadi, dan lain sebaginya. Melalui arsip pula orang akan bisa belajar, mengembangkan ilmu pengetahuan untuk kemaslahatan umat, untuk kepentingan masyarakat, bangsa, dan negara. Intinya adalah fungsi dan kegunaan arsip bagi generasi yang akan datang sangat besar manfaatnya. Dan tanpa arsip generasi yang akan datang tidak akan tahu apa-apa dan tidak bisa apa-apa.  Ia akan menjadi generasi yang buta dan menderita karena tidak tahu dia siapa dan pernah punya apa.

Sebegitu pentingnya arsip maka keberadaan arsip harus dipertahankan, dijaga keutuhnnya, dilindungi dari kerusakan fisik atau media rekamnya. Karena apabila fisik atau media rekam arsip rusak maka rusak pula informasinya. Karena salah satu ciri arsip adalah menyatunya antara informasi dan media rekamnya. Dan apabila lembaga kehilangan arsip maka hilang pula memori organisasi, bukti kegitaan/aktifitas, bukti transaksi, bukti kepemilikan, dan selanjutnya lembaga akan kehilangan hak-haknya, dan aset-aset yang dimilikinya.

Oleh karenanya Undang-Undang mewajibkan kepada Pemerintah untuk membentuk lembaga kearsipan yaitu lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip statis, pembinaan kearsipan, pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi 10 tahun atau lebih serta kegiatan-kegiatan lain yang terkait dengan penyelamatan arsip dan layanan kearsipan. Keberadaan lembaga kearsipan baik ditingkat pusat maupun daerah diharapkan  dapat menjamin keselamatan dan kelestarian khasanah.