MANAJEMEN ARSIP INAKTIF

MANAJEMEN ARSIP INAKTIF

OLEH :  Anna Nunuk Nuryani, Dra

Arsiparis Madya BPAD DIY

1. Latar Belakang

Disadari atau tidak bahwa penambahan volume arsip tidak bisa dihindari karena setiap proses kegiatan administrasi selalu tercipta arsip. Besar kecil volume arsip sangat tergantung pada kompleksitas kegiatan yang dilakukan oleh organisasi.

Masalah tersebut lebih dirasakan di kota-kota besar terutama yang berkaitan dengan masalah ruangan, harga ruangan di kota-kota besar semakin hari semakin mahal bahkan sekarang ini perusahan-perusahan swasta dengan membaca kondisi tersebut memanfaatkan sebagai lahan bisnis dengan mendirikan  record comersial centre  yang notabene pembayarannya dihitung dengan menggunakan dolar.

Timbul pertanyaan bagi kita bahwa apakah ruangan yang demikian mahal tersebut digunakan untuk menumpuk arsip yang tidak dapat didayagunakan informasinya? Apakah akan kita biarkan ruangan kerja kita dipenuhi tumpukan arsip? Sehingga aktifitas kita terganggu? Jawaban tersebut salah satunya yaitu penataan.

Bahwa kondisi arsip terutama di instansi pemerintah kurang mendapat perhatian yang serius baik dari pimpinan maupun staf yang sehari-hari berkaitan secara langsung terhadap pengelolaan arsip, karena dianggap pekerjaan yang mengurusi arsip tersebut suatu pekerjaan yang bersifat rutin dan tidak menarik dan jika seseorang ditempatkan di bagian arsip merasa rendah diri sehingga perasaannya seperti ‘diarsipkan’. Kondisi yang demikian mengakibatkan keadaan arsip akan semakin memprihatinkan karena arsip tidak tertata, tidak lengkap, rusak dan jika diperlukan sulit untuk ditemukan.