PRINSIP DAN KRITERIA ARSIP YANG DAPAT DIMUSNAHAKAN BERDASARKAN P

Arsip sebagai rekaman informasi kegiatan yang dilaksanakan oleh setiap instansi volumenya akan selalu bertambah seiring dengan banyak sedikitnya kegiatan yang dilaksanakan. Semakin besar tugas pokok dan fungsi instansi semakin banyak kegiatan yang dilakukan maka akan semakin banyak pula arsip yang tercipta.

Tingkat pertumbuhan arsip di instansi membawa konskuensi logis terkait dengan penyediaan ruang simpan, sarana kearsipan, tenaga pengelola, waktu dan biaya, serta layanan arsip itu sendiri. Semakin banyak arsip yang harus dikelola maka akan semakin besar biaya, waktu, tenaga, tempat, dan sarana yang diperlukan. Selain itu jumlah arsip juga akan mempengaruhi tingkat kecepatan dalam penemuan kembali arsip.

Arsip sebagai rekaman pelaksanaan kegiatan administrasi organisasi memiliki fungsi yang strategis dan dinamis. Strategis artinya bahwa arsip merupakan sumber utama pengambilan keputusan karena informasi yang terkandung di dalamnya adalah otentik dan terpercaya. Dinamis artinya bahwa fungsi informasi yang terkandung dalam arsip akan mengalami  naik turun seiring dengan perjalanan waktu. Frekuensi kegunaan arsip akan tinggi ketika kegiatan masih berjalan. Ketika kegiatan sudah selesai dan sudah dipertanggungjawabkan maka frekuensi kegunaan arsip yang bersangkutan akan menurun. Terhadap arsip-arsip yang frekuensi penggunaan telah menurun perlu dilakukan penyeleksian dan dipisahkan dari arsip-arsip yang masih sering digunakan.

Meskipun arsip sebagai rekaman kegiatan maupun rekaman kejadian/peristiwa,  namun tidak semua arsip harus dikelola selama-lamanya. Hanya arsip yang mengandung nilai guna skunder yang harus dikelola selamanya sebagai memori organisasi dan bahan pertanggungjawaban pemerintah terhadap generasi yang akan datang. Sedangkan arsip yang tidak memiliki nilai guna skunder harus dilakukan pemusnahan.

Pemusnahan arsip merupakan salah satu cara untuk mengurangi jumlah arsip sehingga tercipta efisiensi dan efektifitas dalam penyelenggaraan kearsipan di instansi. Bukan sekedar untuk mewujudkan efisiensi dan efektifitas, tetapi pemusnahan arsip juga merupakan upaya untuk menjaga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip dari penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab sekaligus menyelamatkan arsip yang bernilai guna skunder sebagai bahan pertanggungjawaban dan memori kolektif bangsa yang berguna untuk kelangsungan hidup bangsa.

Pemusnahan arsip merupakan kegiatan yang rumit karena menyangkut  “penghilangkan alat bukti”. Namun demikian hal ini tidak dapat dijadikan alasan bagi setiap instansi untuk tidak melakukan kewajiban pemusnahan. Apabila kegiatan pemusnahan arsip tidak dilakukan selain kepala instansi akan terkena sanksi karena tidak menyelenggarakan pengelolaan arsip dengan baik juga akan menanggung banyak kerugian antara lain : mengeluarkan biaya untuk pengadaan sarana/peralatan pengelolaan arsip, mengeluarkan biaya untuk pemeliharaan yang lebih banyak, menyediakan SDM, ruang penyimpanan yang lebih luas yang kesemuanya merupakan pemborosan dan pekerjaan sia-sia karena digunakan untuk mengelola arsip yang sebenarnya sudah tidak berguna. Selain itu juga akan menghambat dalam penemuan kembali arsip/layanan kearsipan karena sehebat apapun sistem penyimpanan,  banyak sedikitnya arsip yang disimpan akan mempengaruhi tingkat kecepatan dalam penemuan kembali arsip.

Oleh karena itu dalam melaksanakan pemusnhan arsip setiap SKPD (Satuan Kerja Peranagkat daerah) maupun LKD (Lembaga Kearsipan Daerah) harus memahami prinsip-prinsip dalam pemusnahan dan kriteria-kriteria arsip yang dapat dimusnahkan sehingga akan terhindar dari salah musnah dan pemusnahan yang dilaksanakan dapat dipertanggungjawabkan dan tidak akan memunculkan masalah dikemudian hari.

Terkait dengan hal tersebut, dalam tulisan ini diuraikan tentang prinsip-prinsip pemusnahan dan kriteria arsip yang boleh  dimusnahkan.