BACK OFFICE DAN LAYANAN PADA ARSIP DAERAH PROVINSI DIY

Lembaga kearsipan daerah mempunyai dua peran utama yang bersifat  internal dan eksternal. Secara internal, kedudukan lembaga arsip daerah dikaitkan dengan instansi pemerintah yang lain. Dalam hal ini ia sebagai record center, yakni tempat penyimpanan arsip-arsip inaktif instansi pemerintah provinsi yang kemudian masuk ke bidang arsip dinamis. Disamping itu, juga sebagai tempat dokumentasi arsip-arsip bernilai guna sekunder yang kemudian masuk ke bidang arsip statis, serta mengadakan pembinaan terhadap instansi-instansi pemerintah  terkait dengan pengelolaan kearsipan.

 Secara eksternal, lembaga kearsipan daerah terkait langsung dengan kepentingan masyarakat. Dalam kaitan ini lembaga kearsipan daerah berkewajiban untuk menerima dan atau mengakuisisi arsip-arsip bernilai guna tinggi dari masyarakat, baik itu milik lembaga maupun individu. Disamping peran collecting juga mempunyai tugas untuk dissemination, yakni menyebarkan informasi kearsipan yang bersifat terbuka kepada masyarakat. Salah satu bentuk diseminasi yang dimaksud adalah pemberian layanan kearsipan. Di Arsip Daerah Provinsi DIY, yang kini di bawah Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) layanan arsip menjadi wewenang dan tugas Bidang Arsip Statis.