FUNGSI ARSIP DAN PERAN ORGANISASI PROFESI ARSIPARIS

Arsip merupakan salah satu sumber informasi penting. Bukan saja bagi pelaksanaan manajemen sebuah institusi tetapi lebih dari itu juga merupakan unsur penting dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dalam segala aspek kehidupan senantiasa memerlukan ketersediaan arsip. Kiranya tidak berlebihan apabila dikatakan bahwa arsip menjadi faktor yang dapat mempengaruhi keutuhan sebagai sebuah bangsa maupun sebuah negara. Keutuhan negara terancam apabila tidak tersedia arsip secara  memadai. Kasus lepasnya Sipadan dan Ligitan adalah fakta yang harus menjadikan pelajaran untuk lebih memiliki kesadaran akan arti penting arsip dengan segala aspeknya. Keutuhan negara tentu bukan saja menyangkut wilayah tetapi  keutuhan sejarah, sumber hukum, kedaulatan ekonomi, ataupun khasanah budaya.

Kedudukan arsip yang memiliki fungsi penting dalam kehidupan berbangsa, bernegara, dan bermasyarakat semakin kokoh dengan terbitnya Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 serta Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009. Peraturan Pemerintah nomor 38 Tahun 2007 mengamanatkan kearsipan sebagai tugas wajib bagi daerah. Konsekuensinya setiap daerah, baik kabupaten/ kota maupun provinsi wajib membentuk lembaga yang memiliki kewenangan di bidang kearsipan.

Demikian juga di dalam undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 secara tegas mengatur kedudukan arsip dalam manajemen maupun dalam konteks kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Di dalam undang-undang tersebut secara tegas mewajibkan setiap pejabat pemegang otoritas dalam suatu instansi untuk menyelenggarakan tata kearsipan. Bagi yang tidak melaksanakannya diancam dengan  sangsi, baik admninistrasi maupun pidana bagi yang tidak melaksanakannya.