KEWENANGAN DAN PROSEDUR PEMUSNAHAN ARSIP DI LINGKUNGAN PEMERINTA

Salah satu tahapan dalam manajemen kearsipan adalah penyusutan, yaitu kegiatan mengurangi jumlah arsip dengan cara memindahkan arsip yang sudah jarang digunakan oleh unit pengolah ke unit kearsipan, menyerahkan arsip yang bernilaiguna skunder dari unit kearsipan instansi ke lembaga kearsipan, dan memusnahkan arsip yang tidak lagi memiliki nilai kegunaan baik bagi instansi pencipta maupun diluar instansi pencipta/pihak lain

Penyusutan arsip dalam bentuk pemusnahan merupakan salah satu cara untuk mengurangi jumlah arsip sehingga tercipta efisiensi dan efektifitas dalam penyelenggaraan kearsipan di instansi. Bukan sekedar untuk mewujudkan efisiensi dan efektifitas, tetapi pemusnahan arsip juga merupakan upaya untuk menjaga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip dari penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab. Dan sekaligus menyelamatkan arsip yang bernilai guna skunder yaitu arsip yang mengandung nilai guna kebuktian dan informasional.  

Pemusnahan arsip merupakan kegiatan yang penuh resiko karena menyangkut  “penghapusan alat bukti”. Apabila sampai terjadi kesalahan dalam melakukan pemusnahan  terhadap suatu arsip maka  akan berakibat fatal yaitu termusnahkanya alat bukti yang seharusnya tidak boleh dimusnahkan dan tidak ada penggantinya. Namun demikian hal ini tidak dapat dijadikan alasan bagi setiap instansi merasa ketakutan untuk melakukan kewajiban pemusnahan.

Apabila kegiatan pemusnahan arsip tidak dilakukan, selain kepala instansi akan terkena sanksi karena tidak menyelenggarakan pengelolaan arsip dengan baik juga akan menderita banyak kerugian antara lain : mengeluarkan biaya untuk pengadaan sarana/peralatan pengelolaan arsip, mengeluarkan biaya untuk pemeliharaan yang lebih banyak, menyediakan SDM, ruang penyimpanan yang lebih luas yang kesemuanya merupakan pemborosan dan pekerjaan sia-sia karena digunakan untuk mengelola arsip yang sebenarnya sudah tidak berguna. Selain itu juga akan menghambat dalam penemuan kembali arsip/layanan kearsipan karena sehebat apapun sistem penyimpanan,  banyak sedikitnya arsip yang disimpan akan mempengaruhi tingkat kecepatan dalam penemuan kembali arsip.

Terkait dengan tingkat kesulitan dan resiko dari kegiatan pemusnahan arsip ini maka yang terpenting adalah pemusnahan arsip harus dilakukan dengan prinsip kehati-hatian sesuai kewenangannya dan prosedur yang telah ditetapkan.