PENATAAN BERKAS

Arsip merupakan urat nadi bagi suatu organisasi. Oleh karena itu perlu dikelola secara sistematis. Kegiatan yang cukup penting dalam pelaksanaan tata learsipan dinamis adalah penataan berkas. Kegiatan ini tidak sekedar menumpuk-numpuk arsip kemudian disimpan tetapi terkait denganpenyimpanan dan penemuan kembali arsip secara sisitematis.

Berkaitan dengan pentingnya arsip dalam pengambilan keputusan maka penataan berkas harus dapat diaplikasikan secara tepat dan terpadu, serta memudahkan dalam pelaksanaan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Sehingga dapat menjamin ketersediaan informasi secara cepat, tepat, lengkap, dan berkualitas.

Penataan berkas atau secara teknis disebut filing merupakan kegiatan lanjutan dari penanganan arsip ketika langkah pengurusan surat telah selesai dilaksanakan. Dalam hal ini ketertiban pelaksanaan pengurusan surat akan mempengaruhi penataan berkas (Michael : 79). Selain bersifat accesibility juga harus memudahkan pelaksanaan penyusutan arsip dan mendasari tercapainyan tujuan kearsipan. (Mike Harvey, 1998:83).

Penataan berkas yang baik adalah sesuai dengan kondisi organisasi, sederhana, mudah dimengerti dan mudah dioperasikan, mudah diadaptasikan bila terjadi perubahan sistem, fleksibel, dan elastis untuk menampung perkembangan, murah, aman, jelas, dan logis.(Mike Harvey, 1989:83-87). Secara teknis penataaan berkas juga harus mempertimbangkan kepentingan maupun fungsi  berkas itu sendiri.