Ekspose Hasil Pendampingan Kesiapan Pelaksanaan Penyusutan Arsip di Instansi di Lingkungan Pemerintah Daerah DIY.

Selasa (24-08-2016), Sebagaimana kita ketahui bersama bahwa dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara tidak terlepas dari arsip. Arsip merupakan rekaman dan bukti kegiatan yang akan selalu tercipta terus menerus selama instansi masih menjalankan tugas dan fungsinya. Dalam manajemen kearsipan tidak di benarkan sebuah organisasi menyimpan terus menerus seluruh arsip yang diciptakan karena akan terjadi penumpukan, in efisiensi, dan in efektifitas dalam pengelolaan. Terkait dengan program penyusutan yang wajib dilakukan oleh setiap SKPD dan mengingat betapa pentingnya program tersebut bagi peningkatan efisiensi dalam manajemen kearsipan serta penyelamatan arsip yang bernilai kesejarahan, maka pada tahun 2015 BPAD DIY selaku lembaga yang memiliki fungsi pembinaan dan pengelolaan arsip, melaksanakan Pendampingan Kesiapan Penyusutan Arsip di 5 (lima) instansi di Lingkungan Pemerintah Daerah DIY.

Sehubungan dengan hal tersebut, maka BPAD DIY Bidang Kearsipan pada Selasa, 24 Agustus 2016 mengadakan acara Paparan/Ekspose Hasil Pendampingan Kesiapan Pelaksanaan Penyusutan Arsip di Instansi di Lingkungan Pemerintahan Daerah DIY. Acara yang berlangsung di Hotel Grage Yogyakarta ini di buka langsung oleh Kepala BPAD DIY Budi Wibowo. SH,.MM dan di hadiri oleh penjabat Struktural dan petugas arsip Dinas Pariwisata DIY, Dinas PUP ESDM DIY, Dinas Perindustrian dan Perdagangan DIY, Dinas Kesehatan DIY dan Badan Kepegawaian Daerah DIY yang merupakan instansi-instansi yang di damping BPAD DIY dalam pelaksananan penyusutan arsip.

Dalam sambutanya Budi Wibowo mengatakan bahwa, undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan dan peraturan pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksananan UU 43 tahun 2009, dan telah di tindak lanjuti dengan peraturan Gubernur DIY nomor 1 tahun 2011 tentang pengelolaan arsip dinamis. Mewajibkan setiap pencipta arsip yaitu setiap SKPD melaksanakan program penyusutan atau pengurangan jumlah arsip baik dengan cara memusnahkan arsip yang sudah melampaui masa retensi dan tilak lagi memiliki nilai kegunaan, atau memindahkan/menyerahkan arsip ke BPAD DIY.

Sehingga dengan adanya program penyusutan arsip ini di harapkan, setiap SKPD akan memperoleh beberapa keuntugan antara lain efisiensi sarana, ruang simpan arsip, dan tenaga pengelola. Sebaliknya apabila SKPD tidak melaksanakan penyusutan arsip, selain melanggar peraturan perundang-undangan kearsipan dan peraturan Gubernur nomor 1 tahun 2011 juga berdampak pada penilaian kinerja instansi mauoun pegawai, tingkat kesulitan dalam penemuan kembali arsip, serta hilangnya arsip yang bernilai kesejarahan, dan yang pasti akan terjadi in efisiensi dalam instansi.