Penandatanganan Berita Acara Pemusnahan Arsip Pemda DIY Tahun 2016

Sesuai Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 serta peraturan pemerintah nomor 28 tahun 2012 mewajibkan setiap istansi pencipta arsip melaksanakan pemusnahan arsip yang sudah tidah memiliki nilai kegunaan. Arsip yang umur simpannya kurang dari 10 tahun wajib dimusnahkan di masing-masing istansi pencipta, sedangkan arsip yang retensinya 10 tahun keats dan arsip yang belum memiliki jadwal retensi arsip dimusnahkan oleh Lembaga Kearsipan Daerah.

Terkait dengan kewenangan tersebut pada hari Selasa, 20 Desember 2016 Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) DIY bersama-sama dengan 17 SKPD di Pemda DIY melakukan dan menyaksikan penandatanganan berita acara pemusnahan arsip yang berlangsung di ruang pertemuan kantor BPAD DIY Jl Tentara Rakyat Mataram No. 29. Arsip yang akan di musnahkan pada tahun 2016 sebanyak 14.324 nomor berkas.

Dari Dinas Kehutanan dan Perkebunan DIY menyerahkan Arsip Permanen sejumlah 2 boks 129 berkas dengan kurun waktu tahun 1997-2009. Dari Dinas Pertanian DIY menyerahkan arsip permanen sejumlah 3 boks 57 berkas dengan kurun waktu tahun 1980-2010. Dan dari BPAD DIY sendiri menyerahkan sejumlah 12 boks 131`berkas yang merupakan arsip eks Kantor Arsip Daerah Propinsi DIY dengan kurun waktu 1957 sampai dengan 2001. BPAD juga menyerahkan arsip permanen dari bidang arsip Dinamis ke bidang arsip Statis hasil penilaian tahun 2016 sebanyak 77 boks 1228 berkas dan arsip hasil penyerahan dari SKPD sampai dengan bulan Desember tahun 2016 sebanyak 30 boks. Arsip-arsip ini akan dimusnahakan oleh PT Samak Jaya Karton Blabak secara kimiawi/dilebur sehingga tidak dikenali lagi bentuk fisik maupun informasinya.

Arsip-arsip yang akan dimusnahkan sebelumnya telah dilakukan penilaian dan pencermatan oleh Tim Ahli Penilaian Arsip Pemda Diy dan telah mendapatkan persetujuan dari Arsip Nasional RI berdasarkan surat Nomor B-KN.00.03/270.2017 pada tanggal 20 Oktober 2016. Atas dasar persetujuan dari lembaga yang berwenang tersebut, maka Gubernur DIY mengeluarkan surat keputusan Nomor 256/KEP/2016 tanggal 28 November 2016 tentang Pemusnahan Arsip Tekstual Pemda DIY.