Pengelolaan Arsip Pemerintah Desa Kabupaten Sleman (Bagian I)

Tertib administrasi pada era sekarang merupakan suatu kebutuhan demi kelancaran pelayanan kepada masyarakat. Desa merupakan unit kerja yang paling dekat dengan masyarakat, sehingga tertib administrasi menjadi salah satu yang penting untuk diperhatikan. Guna menunjang kelancaran tertib adminisrasi perlu dilaksanakan pengelolaan arsip secara baik. Semakin kompleks urusan yang dilakukan oleh suatu instansi, maka arsip yang tercipta juga semakin banyak. Hal itu tentu saja menjadi satu permasalahan tersendiri apabila tidak dilakukan pengelolaan arsip dengan baik dan tepat. Dampak pengelolaan arsip yang kurang baik dan tidak tepat adalah kesulitan dalam penemuan kembali arsip dan memperlambat proses layanan kepada masyarakat. Padahal setiap instansi khususnya pemerintah desa berkewajiban untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat seperti pembuatan KTP, Kartu Keluarga, Akte Kelahiran, Akte Kematian, pengurusan hak - hak tanah dll. Apabila jumlah dipenduduk wilayah pemerintah desa relatif banyak, maka petugas pelayanan dituntut untuk melaksanakan tugasnya dengan cepat, tepat dan rapi.

Untuk mendukung kelancaran penyelenggaran petugas dibidang kearsipan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman telah menyusun regulasi kearsipan antara lain Peraturan Bupati Sleman Nomor 8 Tahun 2008 tentang Pengelolaan Arsip sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Bupati Sleman Nomor 78 tahun 2008 tentang pengelolaan arsip.

Sebagai tindaklanjut penjabaran dari Peraturan Bupati Sleman Nomor 8 tahun 2008 dan Peraturan Bupati Sleman Nomor 78 tahun 2008, maka disusunlah regulasi antara lain mengenai petunjuk teknis Pengelolaan Arsip Pemerintah Daerah yang disusun pada tahun 2011 sebagai acuan dalam pembinaan kearsipan di desa dan sebagai pedoman untuk pengelolaan kearsipan pada pemerintah desa.

Dalam petunjuk teknis pengelolaan arsip, pemerintah desa ini mengatur tentang :

• Teknis pengurusan naskah dinas masuk
• Tekis pengurusan naskah dinas keluar
• Prinsip - prinsip penataan arsip dinamis aktif
• Prosedur penataan arsip dinamis aktif
• Prinsip - prinsip penataan arsip dinamis inaktif
• Prosedur penataan arsip inaktif teratur
• Prosedur penataan arsip inaktif tidak teratur atau kacau
• Penyusunan arsip
• Peminjaman arsip
• Sarana pengendalian arsip
• Saranan penataan pengendalian
• Sarana penataan arsip aktif
• Sarana penataan dan penyimpanan arsip inaktif
• Gambar sarana dan prasarana kearsipan
• Bagan alur pengelolaan arsip
• Pola Klasifikasi (000 - 900)

Sumber : Buletin Arsip XI.KAD Sleman