Oleh : Rusidi*
Pendahuluan
Ada tujuh tahapan dalam daur
hidup arsip dinamis. Tahap pertama adalah penciptaan, kedua pemberkasan, ketiga
penggunaan, keempat pemindahan, kelima pemeliharaan, keenam pemusnahan, dan
ketujuh adalah penyerahan. Dalam Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009
disebutkan bahwa pengelolaan arsip dinamis meliputi 3 yaitu ; penciptaan,
penggunaan dan pemerliharaan, dan
penyusutan. Penyusutan arsip terdiri dari pemindahan, pemusnahan, dan
penyerahan.
Dalam manajemen arsip
dinamis tidak dibenarkan pencipta arsip menyimpan arsipnya terus menerus karena
arsip sebagai rekaman informasi kegiatan akan mengalami masa keausan sehingga
seiring perjalanan waktu tingkat kegunaan arsip akan berkurang bahkan infomasi
yang dikandungnya telah kadaluwarsa dan tidak lagi digunakan. Terhadap arsip
yang telah berkurang kegunaannya
(inaktif) harus dipisahkan dengan arsip yang masih sering digunakan (aktif)
agar tidak mengganggu dalam penemuan kembali arsip aktif. Sedangkan arsip yang
tidak lagi digunakan oleh pencipta maupun pihak lain harus disingkirkan untuk
dimusnahkan, dan yang masih bermanfaat untuk pihak lain (statis) diserahkan ke lembaga kearsipan.
Pemisahan arsip aktif dengan arsip inaktif untuk dipindahkan ke tempat lain,
pemusnahan arsip yang tidak lagi bernilai guna, dan penyerahan arsip statis disebut dengan istilah penyusutan.
Penyusutan arsip dapat berjalan efektif apabila organisasi memiliki
pedoman yang disebut dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yaitu suatu daftar yang
berisi informasi tentang jenis atau series arsip, jangka waktu penyimpananselama masih aktif, jangka
waktu simpan selama inaktif, dan rekomendasi permanen atau musnah setelah
melewati jangka simpan keseluruhan.
Dengan demikian apabila perusahaan, lembaga pemerintahan, maupun swasta
tidak memiliki pedoman tersebut dapat dipastikan akan menemui kesulitan dalam
melaksanakan penyusutan, bahkan tidak dapat melaksanakannya.
Ada beberapa akibat apabila
lembaga tidak menjalankan program penyusutan antara lain :
1. Inefisiensi sumber
daya kearsipan karena harus pengadaan sarana dan tempat terus menerus
2. Penemuan kembali arsip terhambat karena tidak ada
pemisahan antara arsip yang masih aktif dengan arsip inaktif
3. Resiko hilangnya arsip statis tinggi karena tidak ada
penyeleksian arsip
4. Ancaman termusnahkanya arsip tinggi karena ada
kecenderungan arsip tidak dikelola dengan baik
5. Mengurangi kenyamanan/keindahan lingkungan kerja karena ada kecenderuangan arsip yang jarang atau
sudah tidak digunakan hanya akan ditumpuk di sembarang tempat
Dengan demikian kerugian yang diakibatkan dari tidak dijalankannya program penyusutan tidak hanya menimpa lembaga pencipta arsip tetapi juga pihak lain seperti peneliti, sejarahwan, mahasiswa, maupun pemerintah sendiri. Oleh karena itu pemerintah mewajibkan setiap lembaga pemerintah maupun perusahaan swasta untuk menyusun JRA sebagai pedoman pelaksanakan penyusutan.
Beberapa keuntungan apabila
lembaga mempunyai JRA antara lain :
1. Penyusutan dapat dilaksanakan dengan mudah dan lancar karena dalam JRA sudah ditentukan
jenis arsip, masa simpan dan nasib akhir arsip yang bersangkutan sehingga
pencipta cukup ‘menyandingkan’ antara arsip dengan JRA tersebut.
2. Penyusutan dapat dijalankan dengan nyaman dan aman karena
dalam melaksanakan penyusutan sudah berdasarkan peraturan perundangan-undangan
yang memiliki kekuatan hukum yang tetap yaitu dalam bentuk peraturan pimpinan
yang sebelumnya sudah mendapat persetujuan atau pertimbangan dari lembaga kearsipan pusat (Kepala ANRI)
3. Penyusutan dapat dilaksanakan secara kontinyu karena
dalam JRA telah ada ketentuan mengenai arsip apa, retensinya berapa dan
rekomendasinya apa. Artinya arsip apa saja yang harus disusutkan pada tahun ini
dan pada tahun – tahun berikutnya sudah diatur dalam JRA tersebut. Dengan demikian setiap tahun lembaga akan
dapat melaksanakan penyusutan.
Kewajiban
Memiliki dan Saksi Jadwal retensi Arsip
Jadwal
Retensi Arsip merupakan komponen dalam
manajemen kearsipan maka wajib bagi setiap lembaga untuk menyusunnya
sebagaimana dimanatkan dalam Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009, Undang-Undang Nomor 8 tahun
1997, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, sebagai
berikut :
1. Undang-Undang
Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 pasal 48
ayat (1) ; “ lembaga negara, pemerintah
daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA”,
dan ayat (2) ; “.....JRA ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pemerintah
daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD “.
2. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 pasal 11 ayat (4)
; “Jangka waktu sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dan ayat (3) disusun
oleh perusahaan yang bersangkutan dalam jadwal retensi yang ditetapkan dengan
keputusan pimpinan perusahaan“.
3. Peraturan Pemerintah
Nomor 28 Tahun 2012 pasal 53 ayat (2) dinyatakan bahwa ; “JRA ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara,
pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD setelah
mendapat persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia”. Adapun teknis pelaksanaan penyusunan diatur dalam Peraturan Kepala ANRI Nomor 22 Tahun 2015 tentang Tata cara Penetapan
Jadwal Retesni Arsip.
Begitu
pentingnya JRA bagi lembaga pemerintah maupun swasta maka pemerintah memberikan
sanksi bagi lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta
BUMN dan/atau BUMD yang tidak memiliki JRA. Saksi dimaksud diatur
dalam ; Undang-Undang 43 Tahun 2009
pasal 78 ayat (1) yaitu ; “Pejabat/pelaksana yang tidak memiliki JRA dikenai
sanksi administrasi berupa teguran tertulis. Apabila selama enam bulan tidak melakukan perbaikan maka dikenai
sanksi berupa penundaan kenaikan gaji berkala untuk paling lama satu tahun. Dan
apabila selama enam bulan berikutnya tidak melakukan perbaikan maka
pejabat/pelaksana yang bersangkutan dikenai sanksi berupa penundaan kenaikan
pangkat untuk paling lama satu tahun”.
Penutup
Memiliki Jadwal Retensi Arsip bukan sekedar untuk
mematuhi konstitusi tetapi lebih pada kebutuhan organisasi karena setiap organisasi menginginkan efisiensi dan
efektifitas dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya.
Oleh karena itu
seberat dan sesulit apapun JRA tetap harus disusun, meskipun dengan biaya yang besar sekalipun. Semoga bermanfaat.
Arsiparis Madya pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY
Kearsipan Lainnya
1. Kosultasi Kearsipan Melayani konsultasi untuk membantu menyelesaikan permasalahan kearsipan, sejak dari tata persuratan,...
Telah diadakan PenyusunanPeraturan Daerah Kabupaten Sleman tentang Kearsipan. Rusidi. SIP ArsiparisBPAD DIY sebagai narasumber...
Kabupaten Bantuladalah kabupaten di Daerah Istimewa Yogyakarta, Indonesia. Ibukotanya adalah Bantul. Moto kabupaten ini adalah...
Pada tanggal 18 Agustus 2016 peserta ANRI Awarddari Kategori Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi, Lembaga Kearsipan DaerahProvinsi,...