Penyusunan Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Provinsi DIY

Penyusunan Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Provinsi DIY Oleh Anna Nunuk Nuryani, Dra Arsiparis Madya BPAD Provinsi DIY Arsip merupakan dokumen yang harus diselamatkan karena merupakan bukti akuntabilitas kinerja aparatur negara yang pada gilirannya akan menjadi bagian dari memori kolektif bangsa. Akan tetapi kita perlu memahami bahwa tidak semua arsip harus kita simpan selamanya, agar tempat kita bekerja tidak kebanjiran berkas. Beberapa pertimbangan pentingnya menyusutkan arsip yang tercipta diantaranya agar : 1. Menghindari pemborosan biaya, waktu , ruangan, dan peralatan 2. Memudahkan penemuan kembali 3. Menjaga estetika kantor. Penyusutan arsip merupakan salah satu bagian dalam daur hidup arsip yang harus dilaksanakan. Hal ini dapat dilihat dari kegunaan arsip yang berada instansi yaitu sebanyak : 1. Arsip Aktif 25% 2. Arsip Inaktif 30% 3. Arsip Permanen 5 – 10% 4. Arsip Musnah 35% Dalam rangka mengendalikan keseimbangan antara arsip yang tercipta dengan intensitas penyusutannya maka perlu dibuat pedoman penyusutan, sehingga arsip arsip yang tercipta dapat diketahui harus disimpan berama lama. Sesuai maksud dan tujuan tersebut maka Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY pada tanggal 14 Oktober 2010 telah mengadakan Workshop Penyusunan Jadwal Retensi Arsip masalah Pemerintahan, Politik, dan Keamanan/Ketertiban yang diselenggarakan di Hotel Ros In, Jl Ring Road Selatan Yogyakarta. Dalam kegiatan Penyusunan Jadwal Retensi Arsip ( JRA) ini telah diundang peserta dari seluruh instansi di lingkungan Pemerintah Provinsi DIY untuk bersama sama mencermati konsep/draf tentang JRA yang telah disusun oleh Tim . Selain pembahasan dalam diskusi kelompok ,dihadirkan pula Narasumber dari Sekretariat Jenderal Kementerian Dalam Negeri , Dra. Rossel Situmorang. Diharapkan hasil dari workshop ini menjadi penyempurna dari Peraturan Gubernur yang akan mengatur tentang umur simpan arsip di lingkungan Pemerintah Provinsi DIY sehingga setiap instansi dapat melakukan efisiensi dalam mengelola arsipnya tanpa meninggalkan kewajiban untuk terus menyelamatkan arsip arsip yang bernilai guna kesejarahan yang akan menjadi warisan bagi generasi mendatang. Yogyakarta, 14 Oktober 2010