Peranan Kantor Arsip Daerah Dalam Perubahan SOTK di Lingkungan P

Pertengahan bulan Juli 2008 Peraturan Daerah ( Perda ) yang mengatur Struktur Organisasi  dan Tata Kerja  (SOTK) baru sudah dibuat dan syahkan oleh DPRD Provinsi DIY. Adapun realisasi Perda tersebut akan dilaksanakan pada awal tahun 2009 disertai dengan pengangkatan pejabat yang baru. 

Perubahan struktur organisasi ini secara pasti tentu akan berakibat terjadinya perubahan fungsi dan tugas dari beberapa instansi yang akan digabung atau dihapus. Oleh karena itu tim P3D memang perlu menyiapkan diri dan bekerja ekstra dalam menghadapi perubahan tersebut.

P3D yang merupakan kependekan dari Personil, Peralatan, Pembiayaan, dan Dokumen, merupakan hal yang harus segera ditata dalam menanggapi struktur baru, karena P3D merupakan cerminan aset-aset Pemerintah Provinsi DIY yang berupa pegawai, aset kekayaan tidak bergerak, anggaran serta yang tidak kalah pentingnya adalah dokumen atau arsip. 

Peran Kantor Arsip Daerah dalam mensukseskan pemberlakuan Struktur baru adalah keterlibatan aktif dalam penyelamatan arsip yang ada di instansi–instansi khususnya instansi yang mengalami perubahan dengan mengambil langkah untuk membimbing, menata, dan memindahkan arsip–arsip yang sudah inaktif ke Kantor Arsip Daerah sebagai  pusat arsip Pemerintah Provinsi DIY.

Penyelamatan arsip ini perlu  dilakukan karena memang hanya dalam arsip yang tercipta itulah kita dapat menemukan bukti otentik pelaksanaan tugas–tugas instansi. Dengan demikian bila arsip itu kita biarkan dan hilang maka kita tidak akan dapat lagi membuktikan segala usaha yang sudah dilakukan . Oleh karena Kantor arsip Daerah akan berusaha menanggapi perubahan struktur tersebut dengan turut aktif dalam tim P3D dengan melakukan survai, bimbingan, penataan maupun memindahkan arsip yang bernilaiguna ke Kantor Arsip Daerah. Dengan harapan instansi yang menjadi sasaran akan dapat bekerja sama dan bersama-sama melakukan penyelamatan arsip yang dapat menjadi bukti dan jati diri bangsa Indonesia pada umumnya dan DIY pada khusunya.