Selayang Sejarah Lembaga Kearsipan BPAD DIY

Selaras dengan dinamika dalam kehidupan berbangsa dan bernegara serta semakin tingginya kesadaran untuk memposisikan arsip pada tataran yang semestinya, Pemerintah Provinsi DIY berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 7 Tahun 1994 tentang Pembentukan Kantor Arsip Daerah Provinsi DIY dan Peraturan Daerah Nomor 8 Tahun 1994 tentang Tata Kerja KAD membentuk lembaga kearsipan yang bernama Kantor Arsip Daerah (KAD) Provinsi DIY. Lembaga ini secara resmi melaksanakan tugas dan fungsi pada tanggal 1 Juli 1994. Kantor Arsip Daerah Provinsi DIY menempati Gedung Arsip di Jalan Tentara Rakyat Mataram Nomor 1 Yogyakarta. Gedung ini sebelumnya sebagai tempat menyimpan arsip inaktif dari sub bagian Arsip Inaktif Biro Umum Sekretariat Wilayah Daerah Provinsi DIY.

Struktur KAD Provinsi DIY terdiri dari seorang Kepala kantor dengan Eselon III/a, Bagian Tata Usaha, Bidang Pengelolaan, dan Bidang Program dan Evaluasi. Bagian Tata Usaha terdiri dari Sub Bagian Umum, Sub Bagian Keuangan, dan Sub Bagian Kepegawaian. Selain itu juga terdapat penjabat fungsional arsiparis. Sebagai Kepala Kantor yang Pertama adalah Drs. Mudjono NA (1994-1997), yang kemudian diganti oleh Dra. Siti Sulami (1997-2000).

Tahun 2001 seiring dengan dilaksanakannya otonomi daerah, KAD Provinsi digabung dengan Badan Perpustakaan Daerah, yang merupakan istansi vertikal, menjadi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) Provinsi DIY. Pembentukan BPAD berdasarkan pada peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2001 tentang pembentukan organisasi lembaga teknis daerah di lingkungan Pemerintah Privinsi DIY. BPAD terdiri dari Kepala Badan, Sekretariat, Bidang Pembinaan, Bidang Deposit, Bidang Layanan, Bidang arsip Statis, Bidang Arsip Dinamis. Sekretariat terdiri dari Sub Bagian Umum, Sub Bagian Perencanaan, dan Sub Bagian Keuangan.

Penggabungan antara KAD dan Badan Perpustakaan Daerah Menjadi BPAD bukan sekedar penyederhanaan struktur tetapi sebagai konsekunsi dilaksanakannya otonomi daerah. Oleh karena itu di era ini ada pengalihan kewenangan dari pemerintah pusat kepada pemerintah daerah, baik provinsi maupun Kabupaten/Kota maka setelah digabung menjadi BPAD memiliki kewenangan yang semula menjadi kewenangan Arsip Nasional RI (ANRI). Salah satunya kewenangan yang diberikan kepada BPAD adalah pengelolaan arsip, baik dari lembaga pemerintah, perusahaan, lembaga swasta, partai politik, maupun perorangan.

Dalam kenyataannya, penggabungan menyebabkan pelaksanaan tugas dan fungsi di bidang kearsipan tidak maksimal. Oleh karena itu pada tahun 2004 berdasarkan peraturan daerah Nomor 2 Tahun 2004 tentang pembentukan organisasi lembaga teknis daerah di lingkungan Pemerintah Provinsi DIY bidang kearsipan dipisah menjadi Kantor Arsip Daerah Provinsi DIY. Adapaun struktur organisasi terdiri dari Kepala Kantor, Bagian Tata Usaha, Seksi Arsip Dinamis, Seksi Arsip Statis, dan Seksi Pemberdayaan.

Tahun 2009, berdasarkan peraturan Daerah Nomor 7 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, Lembaga Teknis Daerah dan Badan Perpustakaan dan Arsip daerah (BPAD). Adapun struktur organisasi terdiri dari Kepala Badan, Sekretariat, Bidang Pembinaan, Bidang Deposit, Bidang Arsip Dinamis, dan Bidang Arsip Statis.