Upaya Mensinergikan Aspek Pimpinan dalam Pelaksanaan Tata Kearsipan

Pelaksanaan tata kearsipan di Lingkungan Pemerintah Daerah pada prinsipnya mengatur prosedur penyelenggaraan kearsipan di lembaga yang ada di Lingkungan masing-masing Pemerintah Daerah. Dalam pengertian ini diharapkan tata kearsipan dapat menunjang terciptanya tertib arsip sehingga memberikan kontribusi optimal bagi pelaksanaan manajemen pemerintahan dan pembangunan.

Untuk terciptanya penyelenggaraan tata kearsipan sebagaimana dimaksud terdapat beberapa unsur dasar yang harus terpenuhi yang meliputi Sumber Daya Manusia (SDM), pembiayaan, sarana, dan sistem. Keempat unsur merupakan prasyarat yang harus terpenuhi secara komprehensif, sinergis, dan berkelanjutan.

Sejak diterapkannya sistem kartu kendali tahun 1980an kondisi ideal yang dicita-citakan dari tata kearsipan tersebut belum pernah tercapai. Berbagai pembinaan, baik yang menyangkut aspek manajemen maupun teknis telah dilakukan. Akan tetapi tertib arsip tidak kunjung terwujud. Hal ini selain ditandai sering hilangnya arsip, juga kesulitan dalam penemuan kembali. Tidak jarang arsip yang cukup memiliki strategis tidak diketahui keberadaannya. Hal ini selain menjadi hambatan dalam pelaksanaan manajemen pemerintahan, juga dapat menimbulkan konflik. Lebih dari itu dapat menghilangkan bukti otentik dari suatu peristiwa penting.

Peraturan Pemerintah Nomor : 38 Tahun 2007 mengamanatkan bahwa kearsipan merupakan tugas wajib daerah. Hal ini semakin mengukuhkan akan arti penting dan fungsi arsip untuk kepentingan masa kini maupun masa yang akan datang. Demikian halnya dengan Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan selain secara tegas fungsi arsip dari arsep legal, formal, kultural, maupun sosial juga secara eksplisit mewajibkan pejabat di unit pengolah untuk melaksanakan pengelolaan arsip dengan disertai sanksi, baik administratif maupun pidana.

Perlu dikemukakan bahwa selama ini terdapat persepsi yang keliru terhadap kearsipan dengan segala aspeknya. Hal paling elementer adalah pemahaman yang salah terhadap konsep arsip itu sendiri. Dari pemahaman yang salah menimbulkan perilaku yang salah pula terhadap arsip dan bidang kearsipan. Kearsipan dipandang sebagai pekerjaan sampingan yang dapat dikerjakan oleh siapapun. Dalam pengertian yang terbatas, pelaksanaan kearsipan dipandang hanya sebagai tugas dari seorang agendaris di Bagian Tata Usaha.

Kondisi tersebut bukan berarti menjadi ukuran ketidakberhasilan pembinaan. Lebih dari itu bukan berarti pula pembinaan yang telah dilakukan sia-sia. Hal yang diperlukan adalah mencari penyebab dari terjadinya kondisi tersebut. Selama ini pembinaan dilaksanakan berdasarkan asumsi-asumsi, bukan data riil. Kalau pun tersedia data bukan didasarkan pada hasil survai yang dilakukan secara ilmiah.

Oleh karena itu guna memenuhi tuntutan prundang-undangan pembinaan kearsipan harus dirumuskan berdasarkan data akurat yang didapatkan melalui kajian ilmiah terhadap sistem administrasi kearsipan Pemerintah Provinsi DIY. Unsur manajemen selama ini merupakan lapisan paling steril dari kearsipan. Banyak unsur pimpinan yang menempatkan dirinya “hanya sebagai pengguna’ arsip yang tidak perlu bersentuhan dengan sistem kearsipan itu sendiri.

Download Artikel Pada Format PDF diatas