LAYANAN KEARSIPAN PERLU DITINGKATKAN

Kebutuhan informasi publik untuk mengetahui perkembangan dan situasi yang terjadi, baik saat ini maupun kondisi yang terjadi di masa lampau, semakin meningkat. Ketika suatu individu, kelompok, lembaga, ataupun organisasi ingin melakukan suatu pekerjaan dengan pertimbangan tingkat keberhasilan, mendekati akurat, atau bahkan ingin mencari inovasi baru untuk tujuan tertentu, membutuhkan data – data yang terkait dengan hal tersebut . Mungkin mencakup data historis atau kejadian yang berkaitan dengan keberhasilan pekerjaan atau data – data kearsipan lain yang mungkin dapat mendukung suatu pekerjaan, misalnya : data kependudukan yang berkaitan dengan kebutuhan sensus penduduk yang selalu dikerjakan setiap sepuluh tahun sekali.

Sumber informasi yang dapat dirunut dan dapat membantu para pengguna (user) untuk mendapatkan kebutuhan informasi tersebut salah satunya ada di lembaga kearsipan. Lembaga kearsipan merupakan lembaga yang bertugas menyediakan dan memberikan layanan akan kebutuhan informasi untuk kepentingan instansi pemerintah dan juga untuk kepentingan publik. Namun, tidak serta merta segala informasi yang kita butuhkan bisa didapat dengan mudah. Maksudnya, informasi yang diberikan perlu dipertimbangkan mengenai aspek tingkat kebutuhan, tujuan dan hasil, serta informasi yang hendak dikeluarkan tersebut bersifat rahasia, intern, atau dapat diakses secara umum untuk keperluan publik, misalnya : kebutuhan informasi tentang jumlah penduduk di kota Jogja dan persebaran mata pencaharian penduduk kota Jogja. Mungkin untuk data seperti contoh tersebut bisa didapat dengan mudah dan lancar, akan tetapi bagaimana dengan kebutuhan informasi yang bersifat data statis, seperti peta, laporan, naskah tekstual ataupun dokumen lain?