MANFAAT FORMULIR

Dalam setiap organisasi selalu terjadi komunikasi baik yang bersifat internal maupun eksternal dan dapat dilakukan dengan lisan dan atau tertulis. Dalam komunikasi tertulis diperlukan alat yang dapat dipergunakan secara efektif dan efisien. Adapun alat komunikasi tertulis tersebut adalah berupa surat, dan surat – surat tersebut seringkali agar lebih efektif dan efisien terlebih dahulu perlu diciptakan formulir. Namun tidak setiap formulir pasti berupa surat demikian juga tidak setiap surat terlebih dahulu telah diciptakan formulirnya.

Demikian pula dalam organisasi pemerintahan , persuratan dan formulir merupakan alat komunikasi yang sangat penting, bahkan kerjasama tidak dapat dilakukan dengan baik tanpa adanya alat komunikasi berupa surat. Pada masa sekarang ini, banyak instansi pemerintah dan organisasi melaksanakan kegiatan administrasi dan manajemen memanfaatkan formulir sebagai sarana komunikasi kedinasan. Mayoritas dari keseluruhan arsip umumnya dalam bentuk formulir.

Meluasnya penggunaan formulir tidak lain adalah karena formulir sangat bermanfaat bagi pelaksanaan operasional kerja. Penggunaan formulir dapat meningkatkan efisiensi kerja. Hal ini disebabkan karena dalam pembuatan  formulir  dimungkinkan keseragaman dalam pembuatan, penggunaan, penyimpanan, dan pemeliharaannya.

Perkembangan teknologi informasi dengan digunakannya perangkat komputer memberikan pengaruh signifikan terhadap penggunaan dan standarisasi formulir. Dengan menggunakan komputer, formulir – formulir dapat dirancang dengan mudah sesuai dengan kebutuhan. Modifikasi terhadap formulir dapat dilakukan dengan mudah dan cepat, karena  komputer memberikan kemungkinan hal tersebut.