PENELUSURAN, PENILAIAN, DAN VERIFIKASI ARSIP STATIS

Akuisisi arsip statis dilaksanakan melalui tahapan penelusuran, penilaian, dan verifikasi, serta serah terima arsip statis. Kegiatan tersebut diuraikan sebagai berikut:

Penelusuran/Monitoring

Penelusuran arsip statis di lingkungan pencipta arsip diawali dengan pemahaman terhadap sumber arsip atau keberadaan arsip statis serta jenis arsip statis yang dihasilkan oleh pencipta arsip (creating agency) dan pemilik arsip (owner). Penelusuran merupakan proses kegiatan mengumpulkan data yang dibutuhkan dalam pelaksanaan akuisisi arsip. Kegiatan pengumpulan data dilakukan terhadap struktur dan fungsi organisasi yang tercermin dalam arsipnya serta untuk mengetahui perkembangan organisasi.

Selain itu pendataan fisik arsip dilakukan untuk mengidentifikasi mengenai kondisi fisik, kondisi tempat penyimpanan, media rekam, jumlah, kurun waktu, sistem penataan, asal arsip, dan lokasi penyimpanan. Kesalahan dan kekurangan informasi akan mengakibatkan arsip-arsip tidak teridentifikasi secara menyeluruh sesuai dengan yang dibutuhkan.