Standar Minimal Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif

PRINSIP DASAR PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF

Murah
Penyimpanan arsip inaktif harus murah karena fungsi dan frekwensi penggunaannya sudah menurun.

Luas
Ruang simpan arsip inaktif didesain luas, untuk dapat menampung volume arsip inaktif yang relatif banyak di setiap instansi.

Aman
Penyimpanan arsip inaktif harus dapat menjamin keamanan dari gangguan manusia yang tidak berwenang, gangguan binatang, dan gangguan alam termasuk iklim tropis.

Mudah Diakses
Penyimpanan arsip inaktif menjamin setiap arsip dapat diakses secara cepat, tepat, aman dan murah.

STANDAR MINIMAL GEDUNG
Lokasi

• Lokasi gedung penyimpanan arsip berada di daerah yang jauh dari segala sesuatu yang dapat membahayakan atau mengganggu keamanan fisik dan informasi arsip.
• Lokasi Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif dapat berada di lingkungan kantor atau di luar lingkungan kantor.

Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif di luar lingkungan kantor perlu memperhatikan ketentuan :

• Lokasi Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif relative murah dari pada di daerah perkantoran.
• Hindari daerah/lingkungan yang memiliki kandungan polusi udara tinggi.
• Hindari daerah atau lokasi bekas hutan dan perkebunan.
• Hindari daerah atau lokasi rawan kebakaran.
• Hindari daerah atau lokasi rawan banjir.
• Hindari daerah atau lokasi yang berdekatan dengan keramaian/pemukiman penduduk atau pabrik.
• Lokasi mudah dijangkau untuk pengiriman, penggunaan maupun transportasi pegawai dan mudah diakses.

Struktur dan Bahan Baku

• Konstruksi Gedung Penyimpanan Arsip Inaktif dibuat untuk dapat bertahan dari gangguan cuaca dan tidak mudah terbakar.
• Menggunakan bahan-bahan bangunan yang tidak mendatangkan rayap maupun binatang perusak lainnya.
• Bangunan dapat bertingkat atau tidak bertingkat
• Apabila bangunan bertingkat, masing-masing laintai ruang simpan arsip memiliki ketinggian 260-280 cm.
• Apabila bangunan tidak bertingkat, tinggi ruangan disesuaikan dengan tinggi rak yang digunakan. Rak arsip dapat dimodifikasikan bertingkat-tingkat.
• Konstruksi bangunan berupa rumah panggung dapat digunakan di daerah yang memiliki kelembaban udara tinggi dan banyak terdapat rayap. Ting-tiang penyangga rumah panggung didesain anti rayap.
• Lantai bangunan didesain secara kuat dan tidak mudah terkelupas untuk dapat menahan berat arsip dan rak.

Tata Ruang

• Tata ruang gedung penyimpanan arsip inaktif pada dasarnya dapat dibagi 2 (dua) yaitu ruangan kerja dan ruangan penyimpanan arsip inaktif.
• Ruangan kerja merupakan ruangan yang digunakan untuk kegiatan menerima arsip yang baru dipindahkan, membaca arsip inaktif, mengolah arsip inaktif, memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna, ruangan fumigasi dan ruangan-ruangan lain yang digunakan untuk bekerja.
• Tata ruang untuk ruangan kerja disesuaikan dengan kondisi dan kemampuan instansi, namun tetap memperhatikan fungsi-fungsi kegiatan sebagaimana tersebut diatas.
• Ruang penyimpanan arsip inaktif digunakan khusus untuk menyimpan arsip sesuai dengan tipe dan medianya yang suatu saat akan dimusnahkan.
• Apabila fasilitas proteksi arsip vital dan arsip permanen suatu instansi berada di gedung penyimpanan arsip inaktif, maka ruang penyimpanan didesai khusus yang tahan api dan memiliki suhu serta kelembaban.
• Arsip-arsip media baru seperti foto, film, video, rekaman suara, dan media simpan arsip elektronik dapat disimpan di ruangan tersebut diatas.
• Kecuali ruangan kerja dan ruangan penyimpanan arsip inaktif dimungkinkan adanya ruangan-ruangan yang lain seperti cafeteria, toilet, mushola, untuk memebrikan kenyamanan bagi pengguna arsip. Fasilitas semacam ini sangat tergantung dari kemampuan instansi.