Standar Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif

RUANG PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF

Beban Muatan

Beban muatan ruang penyimpanan arsip inaktif didasarkan pada berat rak dan arsip yang disimpan. Kekuatan lantai ruangan simpan harus mempertimbangkan berat rak dan arsip. Sebagai dasar perhitungannya adalah sebagai berikut :

• Satuan volume arsip adalah meter linear (ML’)
• 1 Meter Linear (ML’) arsip rata-rata = 50 kg
• 1 M3  arsip rata-rata = 600 kg
• 1 M3  arsip = 12 meter linear (ML’) arsip
• Berat beban arsip dan peralatan rak konvensional rata-rata 1.200 kg per meter persegi.
• Berat beban rak compact shelfing/roll o’pact : 2.400 kg per meter persegi.
• Apabila ruang simpan arsip seluas 10 meter persegi penuh dengan rak konvensional dan arsip, maka berat bebannya mencapai 1.200 kg x 10 = 12.000 kg. Dengan demikian, konstruksi lantai bangunan harus mampu menahan beban minimal sebanyak 12.000 kg.

Kapasitas Ruang Simpan

• Luas ruang simpan arsip inaktif pada dasarnya sangat tergantung pada kondisi dan kemampuan instansi.
• Rata-rata setiap 200 M2 ruang simpan arsip dengan ketinggian 260 cm dapat menyimpan 1.000 meter linear arsip dengan menggunakan rak konvensional (rak statis, stationary stacks).
• Penyimpanan dengan rak yang padat (compact shelfing, roll o’pact, mobile stacks, rak bergerak) dapat menyimpan 1.800 meter linear arsip.

Suhu dan Kelembaban

Untuk mengatasi masalah suhu dan kelembaban secara teknis dapat dilakukan dengan cara :

• Pemeriksaan secara periodic menggunakan alat hygrometer.
• Menjaga sirkulasi udara berjalan lancar.
• Menjaga suhu udara tidak lebih dari 270 C dan kelembaban tidak lebih dari 60%.
• Rak arsip yang digunakan harus dapat menjamin sirkulasi udara yang cukup.
• Hindari penggunaan rak yang padat.
• Menjaga langit-langit, dinding dan lantai tidak berlobang dan tetap rapat.
• Pondasi didesain untuk menjaga atau udara lembab naik ke tembok karena daya resapan kapiler.
• Hindari penanaman pohon dan kayu-kayuan di dekat gedung.
• Menjaga ruang agar tetap bersih dari kontaminasi gas/lingkungan agar tidak mudah timbul jamur yang akan merusak arsip.
• Cermati kondisi dan peralatannya yang terkena jamur atau korosi, untuk segera diadakan perbaikan.
• Standar suhu dan kelembaban untuk ruang simpan arsip perlu diatur suhu ruangan tidak lebih dari 20 0 C dan kelembaban tidak lebih dari 50 %.

Cahaya dan Penerangan
Cahaya dan penerangan tidak menyilaukan, berbayang dan sangat kontras. Sinar matahari tidak boleh langsung mengenai arsip. Jika cahaya masuk melalui jendela tidak dapat dihindari, maka dapat diberi tirai penghalang cahaya matahari.  

Rayap

• Rayap dan segala macam varietasnya sering merusak bangunan yang terbuat dari kayu, oleh karena itu bangunan tempat penyimpanan arsip inaktif dianjurkan untuk tidak menggunakan kayu.
• Lantai bangunan dianjurkan untuk disuntik dengan DDT atau Gammexane atau Penthachlorophenol hingga kedalaman 50 cm, karena rayap pada umumnya hidup dalam tanah sampai pada kedalaman 50 cm.

Angin

• Pondasi gedung didesain secara kuat untuk mendukung dinding yang kuat sehingga mampu menahan terpaan angin kencang dan hujan deras.
• Jendela-jendela dan pintu-pintu diperkuat dengan metode tertentu untuk mencegah terpaan hujan deras dan tampiasnya air.

Rak

• Tinggi rak (rak statis) disesuaikan dengan ketinggian atap ruang penyimpanan arsip inaktif.
• Ruang penyimpanan arsip inaktif dengan ketinggian atap 260-280 cm dipergunakan rak arsip setinggi 200-220 cm.
• Jarak antara rak dan tembok 70-80 cm.
• Jarak antara baris rak yang satu dengan baris rak yang lainnya 100-110 cm.
• Rak arsip sebaiknya terbuat dari metal yang tidak mudah berkarat.
• Keuntungan dan kerugian penggunaan roll o;pact adalah sebagai berikut :
• Penggunaan roll o’pact lebih banya dapat menampung volume arsip yang disimpan.
• Penggunaan roll o’pact tidak dapat diakses secara bersamaan.
• Ukuran roll o’pact tidak dapat menyesuaikan dengan ketinggian ruangan karena sudah standar.
• Roll o’pact relatif  lebih mahal.
• Penggunaan roll o’pact diperlukan konstuksi beban muatan lebih kuat.
• Penggunaan roll o’pact tidak menjamin sirkulasi udara berjalan dengan lancar.
• Rak, peralahan dan perlengkapan lainnya harus dijamin aman, mudah diakses dan terlindung dari hama.

Boks

• Gunakan boks arsip berukuran kecil (37 x 9 x 27 cm) atau ukuran besar ( 37x19x27 cm) dan atau sesuai kebutuhan.
• Boks arsip dibuat dari bahan karton gelombang dan memiliki lubang sirkulasi udara, memiliki penutup untuk menjamin kebersihan.
• Hindari penggunaan boks dari bahan plastic karena menyebabkan lembab.

KEAMANAN DAN KESELAMATAN

Keamanan Arsip
Pencegahan dan penanggulangan bahaya api/kebakaran :

• Alat pemadam api dengan menggunakan :
• fire alarm sistem dan fire fight sistem
• tabung pemadam/smoke detection
• Hidran dalam gedung dan luar gedung     

Pencegahan dari kehilangan arsip :

• Identifikasi terhadap petugas yang berwenang memasuki ruang simpan arsip inaktif dilaksanakan secara ketat dan konsisten.
• Setiap petugas yang memasuki arena ruang penyimpanan arsip harus menggunakan tanda pengenal khusus yang disyahkan oleh pejabat yang berwenang.
• Dikembangkannya prosedur penggunaan dan penggandaan arsip untuk menjaga keamanan informasi arsip
• Pelatihan bagi petugas agar mampu mencegah dan menanggulangi bencana terhadap arsip.

Pencegahan dan penanggulangan dari bahaya serangga :

• Pemeliharaan dengan menggunakan kapur barus, tymol fostoxin, paradecrolobensin.
• Menjaga kebersihan ruangan
• Tidak dipernenankan membawa makanan dan minuman ke dalam ruang penyimpanan arsip
• Tidak diperkenankan merokok di dalam ruang penyimpanan arsip.

Keselamatan Lingkungan dan Kesehatan

• Setiap pelaksanaan pemusnahan arsip dianjurkan tidak dibakar, karena dapat mengganggu lingkungan dan kesehatan.
• Pelaksanaan fumigasi harus memperhatikan ketentuan teknis fumigasi.