ARSIP VITAL HARUS MENDAPAT PERHATIAN KHUSUS

ARSIP VITAL HARUS MENDAPAT PERHATIAN KHUSUS Oleh Anna Nunuk Nuryani, Dra Arsiparis Madya BPAD Provinsi DIY Dalam pengelolaan arsip dinamis, salah satu yang perlu diperhatikan yiatu diklasifikasikannya arsip dinamis ke dalam 4 kelas, yaitu arsip vital,arsip penting, arsip berguna dan arsip tidak berguna. Arsip vital harus mendapatkan perhatian khusus karena arsip dinamis kelas 1 (satu) ini adalah untuk kelangsungan hidup organisasi dan penyimpanannyan harus terpisah dengan arsip dinamis lainnya. Arsip ini sangat penting untuk kelangsungan hidup organisasi yang keberadaannya menjadi bukti atas perlindungan hak dan kepentingan instansi, pegawai , pimpinan dan pihak-pihak yang berkepentingan lainnya. Jika arsip vital ini hilang tidak dapat digantikan dengan arsip pengganti, karena arsip ini memberi status kebuktian hukum, kepemilikan ataupun keuangan. Apabila arsip vital ini hilang/musnah akan berakibat negatif bagi instansi, misalnya instansi tidak dapat beroperasi lagi . Oleh karena itu arsip vital perlu mendapatkan perhatian khusus baik dalam pengelolaan dan perlindungannya. Ditinjau dari fungsinya arsip vital adalah arsip yang sangat strategis . Dalam mengelola, melindungi, mengamankan, dan menyelamatkan arsip vital ini yang sangat penting adalah bagaimana instansi pemerintah melakukan penentuan arsip yang dikategorikan vital. Beberapa kriteria arsip vital yang dapat kita analisa secara sederhana, diantaranya yaitu menyangkut : 1. Keberadaan, 2. Fungsi, 3. Sifat Informasi. Bagaimana cara menunjukkan bahwa arsip itu penting ? Pertanyaan sederhana tetapi tidak mudah dilaksanakan. Kita dapat menunjukkan arsip itu penting , bila kita dapat menghargai keberadaan arsip dan menghargai pengelolaan arsip itu sendiri. Oleh karena itu melalui kegiatan Workshop Perlindungan Arsip Vital yang dilaksanakan pada tanggal 13 Oktober 2010 di Hotel Abadi, Jalan Pasar Kembang ini kita semua disadarkan bahwa di instansi tersedia arsip vital yang sangat penting bagi kelangsungan hidup instansi, yang pengelolaannya harus dilakukan secara khusus. Workshop ini juga menghadirkan Narasumber dari ArsipNasional RI, Bpk Widarno SH selaku Direktur Kearsipan Daerah dengan maksud agar rumusan tentang analisa arsip vital yang ada di 6 instansi peserta workshop dimaksud menjadi lebih sempurna. Sering terjadinya bencana alam akhir –akhir ini juga sangat mengancam dunia kearsipan, khususnya keberadaan arsip vital instansi yang selama ini barangkali masih luput dari perhatian kita. Sehingga melalui workshop yang diikuti oleh 6 instansi di lingkungan Pemerintah Provinsi DIY yang terdiri dari Bappeda, Dinas PUP dan ESDM, dan 4 Biro di lingkungan Setda Provinsi DIY telah dirumuskan berbagai tindakan dan upaya untuk mencegah kerusakan dan sekaligus menyelamatkan keberadaan arsip vital yang berada di instansi masing – masing agar arsip vital di instansi dapat betul-betul memberi manfaan bagi instansi penciptanya. Yogyakarta, 13 Oktober 2010