ASISTENSI PENGELOLAAN ARSIP STATIS BAGI LEMBAGA KEARSIPAN KABUPA

Dalam rangka mendorong penyelenggaraan pengelolaan arsip statis bagi lembaga kearsipan kabupaten/kota, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY telah memprogramkan pembinaan terhadap lembaga kearsipan kabupaten/kota. Sebagai awal untuk merealisasikan program tersebut belum lama ini telah dilaksanakan pendataan atau survai terhadap kondisi riil di masing-masing lembaga tersebut, dan untuk mengkomunikasikan hasil pendataan itu telah diselenggarakan Forum Asistensi dan Konsultasi pada hari Selasa, 22 Juni 2010 bertempat di Hotel Ros In Yogyakarta. Penyelenggaraan forum ini dimaksudkan untuk menjembatani komunikasi dan mencari kesamaan persepsi dalam memahami tugas-tugas pengelolaan arsip statis, sehingga diharapkan dapat menstrategikan pelaksanaannya, demikian disampaikan Drs. A. Gani Sardjito,MM selaku panitia penyelenggara. Forum asistensi dibuka oleh Kepala Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY Dra. Kristiana Swasti, M.Si. dihadiri oleh 50 orang terdiri dari para Kepala Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dan Kepala Arsip UGM, pejabat struktural yang membidangi pengelolaan arsip statis, serta para arsiparis. Hadir sebagai nara sumber Drs. Tato Pujiarto Kepala Sub Direktorat Pembinaan Kearsipan III pada Arsip Nasional RI. Dalam sambutannya Dra. Kristiana Swasti,M.Si. mengatakan bahwa pengelolaan arsip statis ini merupakan amanat dari Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan yang harus dilaksanakan oleh setiap lembaga kearsipan mulai dari Arsip Nasional RI, Lembaga Kearsipan Provinsi, Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota, dan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi. Pengelolaan arsip statis yang masih sering terabaikan, dan kesan yang kurang menarik terhadap kegiatan pengelolaan arsip harus dirubah menjadi kesan kepedulian dan penghargaan terhadap arsip. Sebab mengelola arsip bisa dikatakan sama dengan mengelola informasi negara yang juga merupakan sumber sejarah bangsa. Harapan Dra. Kristiana Swasti,MM. agar semua arsip yang berniaiguna permanen/statis itu dapat terselamatkan dan terkelola dengan baik, sehingga arsip statis yang dikelola di setiap lembaga kearsipan daerah baik di tingkat provinsi maupun kabupaten/kota menjadi identitas atau jati diri daerah, dapat dijadikan untuk bahan perenungan atau refleksi masa lalu, serta bermanfaat dan dapat dilayankan untuk diakses oleh masyarakat yang membutuhkan Sementara dalam paparan hasil pendataan yang disampaikan oleh Drs. M. Qhosim Kepala Sub Bidang Pengelolaan Arsip Statis disebutkan bahwa hampir semua lembaga kearsipan kabupaten/kota di Provinsi DIY belum melaksanakan pengelolaan arsip statis secara khusus dan belum terprogram. Dalam mengakhiri sambutannya Dra. Kristiana Swasti,M.Si. mengharapkan agar melalui forum asistensi ini dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya untuk melakukan komunikasi, sharing ilmu dan pengalaman, serta mengkonsultasikan permasalahan yang ada guna mempersiapkan langkah-langkah yang akan ditempuh. Dalam acara tanya jawab dan diskusi disampaikan bahwa sebagai tindak lanjut dari kegiatan ini, untuk tahun yang akan datang pembinaan akan diformat dengan bentuk pendampingan di lokasi.