LAYANAN ARSIP DI ERA KETERBUKAAN

Dalam satu fragmen Film Bourne Identity digambarkan seorang laki-laki yang kehilangan memori (amnesia) karena sebuah kecelakaan. Laki-laki tersebut tidak ingat lagi apapun yang pernah ia alami, bahkan dia lupa identitas dirinya. Dia tidak tahu siapa sebenarnya dirinya, siapakah orang tuanya, dan dari mana asalnya. Hanya ada satu benda yang dia yakini dapat memberi kemungkinan dia terlepas dari ‘kegelapan’ tersebut, sebuah nomor yang ada di bagian dalam salah satu kelengkapan pakaiannya, ikat pinggang yang dikenakannya.

Berbekal nomor tersebut dia pergi ke lembaga arsip di kotanya. Dengan spekulasi yang tinggi dia menyodorkan nomor tersebut kepada petugas arsip. Setelah melalui birokrasi layanan yang jauh dari istilah rumit dan canggih dalam sistem pengamanan, akhirnya tersajilah arsip di hadapannya. Singkat cerita terkuaklah identitas dirinya sebagai Joe melalui personal file yang dia pinjam dari lembaga arsip tersebut.

Barangkali cerita tersebut akan berbeda apabila Joe tinggal dan menjadi warga negara Indonesia. Kemungkinan besar Joe selamanya tidak akan pernah mengetahui identitas dirinya. Jangankan untuk mengakses arsip di lembaga kearsipan, untuk masuk ke lembaga kearsipan pun merupakan hal yang impossible. Persyaratan-persyaratan yang dituntut oleh lembaga arsip akan menjadi ganjalan bagi orang tersebut. Bagaimana mungkin dia bisa masuk lembaga kearsipan di Indonesia saat ini karena kartu identitas selembar pun dia tidak punya. Apalagi untuk mencari surat pengantar atau surat keterangan kelakuan baik!

Gambaran tersebut senantiasa mengusik penulis ketika berbicara masalah layanan arsip. Tidak jarang arsip yang semestinya harus dapat dimanfaatkan bagi kemaslahatan masyarakat akhirnya menjadi jimat atau pusaka yang harus dijaga dengan tingkat ketertutupan yang sangat luar biasa. Hanya orang yang benar-benar memiliki uba rampe yang sesuai dengan karakter Sang Jimat sajalah yang dapat mengaksesnya.

Era keterbukaan menuntut dihilangkannya skat-skat yang menjadikan arsip sebagai sumber informasi yang bersifat sakral. Di sisi lain keselamatan arsip, baik dari segi fisik maupun informasi, merupakan amanat undang-undang yang harus dilaksanakan. Hal inilah yang menjadi jiwa dalam penyusunan pedoman layanan arsip statis.

Download Artikel Pada Format PDF diatas