PENANGANAN ARSIP AKTIF DAN INAKTIF DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PRO

 PENANGANAN ARSIP AKTIF DAN INAKTIF

DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI DIY

Oleh : Anna N. Nuryani, Dra

Permasalahan klasik yang selalu muncul dalam rangka pengelolaan arsip adalah berkaitan dengan sumber daya manusia, sarana prasarana serta anggaran yang masih terbatas dan minim, disamping itu rendahnya apresiasi pimpinan terhadap pengelolaan arsip itu sendiri…..”Itu realita”….

Namun  apakah dengan kondisi ini kemudian kita tidak perbuat apa-apa ? Ada pepatah yang mengatakan bahwa didalam hambatan pasti ada jalan keluar, di dalam keterbatasan pasti ada peluang, di dalam masalah pasti ada solusi.

Bagaimana cara menunjukkan bahwa arsip itu penting ? Kita harus bisa menghargai keberadaan arsip dan menghargai pengelolaan arsip  itu sendiri. Sehingga melalui pengelolaan arsip ini akan tercermin tingkat kemajuan suatu bangsa. Karena semakin maju suatu bangsa maka apresiasi terhadap arsip ini semakin baik, sebaliknya bangsa yang kurang maju biasanya apresiasi terhadap arsip juga  rendah.

Sehubungan dengan kondisi ini, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Pemerintah Provinsi DIY pada tahun 2010, menyelenggarakan Kegiatan Bimbingan Teknis Penanganan Arsip Aktif dan Inaktif Bagi Petugas di lingkungan Pemerintah Provinsi DIY di Hotel Brongto, Jl Suryodiningratan selama 3 hari mulai tanggal 6 sampai 8 April 2010.

Ditinjau dari fungsinya sebenarnya peran arsip sangat strategis. Tidak disangsikan lagi bahwa arsip merupakan  bukti akuntabilitas instansi dan rekaman seluruh kegiatan yang tidak dapat direkayasa. Selain sebagai bukti pertanggungjawaban, arsip juga digunakan sebagai alat transfer pengetahuan bagi masyarakat, misalnya melalui pameran, penerbitan jurnal maupun wisata arsip, sehingga arsip memiliki andil yang cukup besar dalam mencerdaskan kehidupan bangsa.

Mari kita mengelola arsip yang semula bisu, usang dan kadang-kadang tidak teratur itu untuk menjadi informasi yang segar, hidup, dan bahkan bisa memunculkan pemahaman baru yang semula belum terungkap secara jelas.

Bagi petugas yang berkecimpung dalam pengelolaan arsip, kita  harus memiliki kepercayaan diri yang tinggi, karena tidak sembarang orang mampu melakukan pengelolaan arsip secara benar dan tepat. Untuk dapat mengelola arsip ini membutuhkan SDM yang memiliki kecerdasan, ketrampilam, ketelitian, dan keahlian.  Sedangkan realita-realita keterbatasan itu adalah tantangan. Barang siapa yang mampu mengatasi tantangan maka dialah yang akan menjadi pemenang. Dan untuk menjadi pemenang salah satunya adalah dibutuhkan ketekunan dan keseriusan dalam mengikuti bimbingan teknis ini.