Penelusuran Arsip Jogja di Badan Arsip Daerah Provinsi Jawa Teng

Pendahuluan

Badan Arsip Daerah Provinsi Jawa Tengah juga telah bersikap proaktif, dengan melemparkan wacana ketika kunjungan Drs. Agus Riyanto Kepala Bidang PLK di pameran sekaten beberapa waktu sebelumnya. Demikian juga ketika surat pemberitahuan rencana kunjungan Kepala Kantor Arsip Daerah Provinsi DIY langsung dipersiapkan tanggapannya. Sehingga kegiatan penelusuran pun tidak mengalami kendala. Sesudah agenda pembicaraan selesai langsung diadakan pendataan arsip, peninjauan lokasi serta koordinasi dengan anggota tim yang berasal dari Badan Arsip Daerah Provinsi Jawa Tengah. Dari pendataan ada sejumlah 264 boks arsip serta arsip foto yang tersimpan dalam 30 tickler file (kotak foto), arsip tersebut berasal dari Perwakilan Balai Harta Peninggalan Daerah Istimewa Yogyakarta,Lembaga Pemasyarakatan Wonosari Kabupaten Gunung Kidul, Lembaga Pemasyarakatan Wirogunan Daerah Istimewa Yogyakarta, Departemen Transmigrasi Daerah Istimewa Yogyakarta, Departemen Kesenian dan Budaya Daerah Istimewa Yogyakarta, BP7 Propinsi DIY dan Kabopaten/Kotamadya se-Propinsi DIY, dan Kanwil Deppen.

Latar belakang

Pada awal pembentukannya, Kantor Arsip Daerah hanya memiliki kewenangan untuk mengelola arsip inaktif, yaitu hanya mengurusi arsip yang sudah mengalami penurunan fungsinya. Kewenangan itu meliputi penyimpanan arsip sesuai masa retensinya, penyusutan dan pemusnahan arsip. Sedangkan arsip yang bernilaiguna permanen atau statis diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia. Oleh karena itu ada arsip statis dari Yogyakarta yang pada waktu itu diserahkan kepada Arsip Nasional RI untuk dikelola, dirawat dan dilestarikan. Pada waktu itu pelaksanaannya dilakukan oleh Arsip Nasional RI Wilayah (ANRIWIL) yang berkedudukan di Jawa Tengah.

Ketika terjadi reformasi pemerintahan dan pelaksanaan otonomi daerah pada tahun 2000, maka ANRIWIL dilikuidasi dan diserahkan ke Provinsi Jawa Tengah. Dalam pelaksanaannya ANRIWIL Jawa Tengah dengan seluruh asset dan SDM (P3D) diserahkan kepada Provinsi Jawa Tengah, termasuk arsip yang dikelola. Selanjutnya ANRIWIL dilebur menjadi satu dengan Kantor Arsip Daerah Provinsi Jawa Tengah menjadi Badan Arsip Daerah Provinsi Jawa Tengah. Maka arsip yang berasal dari Yogyakarta pun kemudian dikelola oleh Badan Arsip Daerah Provinsi Jawa Tengah.

Arsip Jogja itu kini masih menjadi ‘anak asuh’ Badan Arsip Daerah Provinsi Jawa Tengah. Sehingga bisa jadi hal itu menjadi ‘beban’ Provinsi Jawa Tengah karena harus menyimpan dan merawat sebagaimana mestinya. Apabila dibandingkan dengan arsip-arsip sejenis yang ada di Yogyakarta bisa dikatakan keadaannya lebih baik karena disimpan didalam ruangan yang lebih memadai dan memenuhi syarat.

Perkembangan keadaan pun telah memunculkan wacana untuk memboyong kembali arsip Yogyakarta. Bahkan Dr. Joko Utomo Kepala Arsip Nasional RI pun pernah melempar wacana pengembalian arsip Jogja dalam suatu forum di Jakarta, semuanya itu menjadi tantangan Pemerintah Provinsi DIY untuk menyikapi masalah itu.. Untuk semua itu tentunya Pemerintah Provinsi DIY harus menyiapkan terlebih dahulu segala sesuatunya untuk memboyong arsip ‘Jogja’ itu, mulai dari penyiapan sarana dan prasarana maupun SDM.

Bahwa arsip Jogja yang ada di Jawa Tengah pada dasarnya merupakan satu kesatuan dengan arsip Jogja lainnya yang ada di Yogyakarta. Sehingga untuk menjaga keutuhannya arsip itu seyogyanya dapat disatukan kembali dengan ‘saudaranya’. Dalam rangka itulah Pemerintah Provinsi DIY berkeinginan untuk merangkai dan merekonstruksi kembali arsip-arsip tersebut.

Kegiatan Penelusuran Arsip Jogja di Jawa Tengah

Sebagai upaya untuk memboyong kembali ‘si anak hilang’ itu, pada tahun 2008 ini Kantor Arsip Daerah melakukan kegiatan penelusuran untuk mendata seluruh arsip Yogyakarta yang ada di Jawa Tengah. Dalam perencanaan kegiatan penelusuran ini belum mengakomodasikan sampai pengambilan kembali arsip, karena kegiatan ini direncanakan sebelum ada wacana dari Jawa Tengah. Adapun target kegiatan ini adalah mendata seluruh arsip yang ada serta membuat duplikasi atau reproduksi arsip. Hal itu dilakukan agar tidak terlalu membebani Kantor Arsip Daerah Provinsi DIY mengingat saat ini Pemerintah Provinsi DIY belum siap untuk memungut kembali ‘si anak hilang’ itu.

Dengan telah bergulirnya koordinasi dan pembicaraan tentang arsip Jogja maka segera diambil langkah pelaporan kepada Gubernur mengenai hasil pendataan dan pembicaraan dengan BAD Jawa Tengah. Setelah ada petunjuk dan arahan dari Gubernur akan dipersiapkan kegiatan selanjutnya, dan untuk itu pun KAD telah menyiapkan rencana kegiatan pengambilan arsip Jogja itu pada tahun 2009 atau ABT apabila memungkinkan.