Rapat Koordinasi Penilaian Arsip Penghargaan (Ephemera)

Dalam rangka penyelamatan historis penyelenggaraan pemerintahan bagi Pemerintah Daerah DIY dalam pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara, maka pada tanggal 19 April 2016, bertempat di hotel Grage Yogyakarta, BPAD DIY mengadakan Rapat Koordinasi Penilaian Arsip Penghargaan (Ephemera). Rakor yang dibuka oleh Kepala BPAD DIY Budi Wibowo. SH,.MM bertujuan mensurvey pendataan arsip penghargaan baik dalam format tekstual, foto, maupun ephemera (piagam, emblem dsb) yang terkait dengan file.

Dalam sambutanya Budi Wibowo menyampaikan, bahwa arsip merupakan salah satu sumber informasi yang penting berpengaruh bagi beradanya suatu organisasi. Arti penting arsip diantaranya sebagai memori organisasi, sebagai bahan pengambilan keputusan yang menjadi penentu pencapain tujuan organisasi, sebagai bahan penilaian kinerja organisasi, dan sebagai bukti sah dipengadilan. Arsip ketika diciptakan bukan hanya sebagai bukti sejarah, namun diciptakan oleh instansi pencipta arsip sebagai alat bukti.

Untuk itu arsip seharusnya disimpan dilembaga kearsipan sebagai sumber primer bagi masyarakat untuk penilaian secara hak dan ilmu pengetahuan. Untuk menciptakan nilai tersebut tentu arsip harus dilakukan penilaian terlebih dahulu. Arsip penghargaan (Ephemera) merupakansuatu peristiwa bersejarah yang memiliki informasional yang sangat tinggi bagi organisasi dalam meraih prestasi. Maka arsip tersebut harus diselamatkan secara lengkap/utuh dan diserahkan kepada lembaga kearsipan daerah yaitu BPAD DIY, untuk di dokumentasikan dan dimanfaatkan kepada masyarakat.

Rakor kali ini juga menghadirkan beberapa pembicara, diantaranya Kepala Sub Direktorat Akuisisi Arsip I ANRI Drs. Tato Pujiarto dengan membawakan materi... kepala BPAD DIY Budi Wibowo. SH,.MM selain membukan acara, beliau juga menyampaikan materi tentang kebijakan kearsipan dinamis. Sedangkan Suhardo. S. Sos menyampaikan materi tentang pendataan Ephemera sebagai bagian koleksi dari arsip penghargaan. Ephemera merupakan dokumen informal yang mempunyai nilai tidak berjangka panjang atau kegunaannya bagi pencipta arsip hanya sesaat, kadang dianggap barang rongsokan, atau dilestarikan sebagai pajangan.

Dalam rakor ini juga diserahkan arsip statis BAPPEDA DIY sebanyak 165 berkas. Berkas diserahkan oleh Kasubbag Umum BAPPEDA DIY Mudagdo. SH dan di terima olek kepala BPAD DIY Budi Wibowo. SH,.MM.