Sekilas Perjalanan Kantor Arsip Daerah

Kantor Arsip Daerah Provinsi DIY dibentuk pertama kali tanggal 2 Juni 1994 berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 7 dan 8 Tahun 1994. Secara substantif KAD melaksanakan fungsi sebagai Record Centre (Pusat Arsip Inaktif) dan instansi pembina bidang kearsipan Pemerintah Provinsi DIY yang sebelumnya dilaksanakan oleh Sub Bagian Arsip Inaktif Biro Umum Setwilda Provinsi DIY. KAD terdiri dari Bagian Tata Usaha, Bidang Program dan Evaluasi, Bidang Pengelolaan, dan kelompok jabatan Fungsional (Arsiparis).

Sebagai record centre tugas utamanya adalah mengelola arsip inaktif yang berasal dari instansi di lingkungan Pemerintah Provinsi DIY yang juga meliputi instansi di Kabupaten dan Kotamadia di Provinsi DIY. Selain itu, bekerja sama dengan Arsip Nasional RI (ANRI), KAD juga menangani arsip Kraton Yogyakarta dan Puro Pakualaman.

Seiring dengan digulirkannya otonomi daerah sebagai pelaksanaan UU Nomor 22 Tahun 1999 KAD digabung dengan Perpustakaan Daerah, yang sebelumnya merupakan instansi vertikal, menjadi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY (BPAD) berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2001. Dalam hal ini fungsi arsip diwujudkan dengan adanya Bidang Arsip Dinamis, Bidang Arsip Statis, Bidang Pembinaan dan Pemberdayaan yang bertanggung jawab untuk pemberdayaan sistem maupun SDM, serta kelompok jabatan fungsional (arsiparis). Bidang Arsip Dinamis terdiri dari Sub Bidang Pembinaan Sistem, Sub Bidang Pengelolaan, dan Sub Bidang Penyusutan, adapun Bidang Arsip Statis terdiri dari Sub Bidang Akuisisi, Sub Bidang Pelestarian, dan Sub Bidang Arsip media baru. Dengan otonomi daerah BPAD, selain memiliki fungsi pembinaan, record centre, juga mengelola arsip statis yang semula menjadi kewenangan ANRI.

Tahun 2004 dibentuk kembali Kantor Arsip Daerah Provinsi DIY (KAD) berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 2 Tahun 2004 dengan fungsi pengelolaan kearsipan daerah. Adapun strukturnya terdiri dari Kepala Kantor, Sub Bagian Tata Usaha, Seksi Arsip Dinamis, Seksi Arsip Statis, Seksi Pemberdayaan, dan Seksi Data Teknologi Informasi, dan kelompok jabatan Fungsional (Arsiparis).