Teknis Penyelamatan Arsip Lembaga Yang Digabung/ Dibubarkan

Sebagai tindaklanjut dari ditetapkannya Undang - Undang Nomor 13 tahun 2012 tentag Keistimewaan, Pemerintah DIY mengeluarkan Peraturan Daerah Istimewa (Perdais) Nomor 3 Tahun 2015 tentang Kelembagaan Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Berdasarkan Perdais tersebut, di lingkungan Pemerintah Daerah DIY terjadi perubahan kelembagaan. Istilah SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) yang digunakaan pada Peraturan Daerah sebelumnya yaitu Nomor 5, 6, dan 7 Tahun 2008, pada Perdais Nomor 3 Tahun 2015 disebut dengan istilah OPD (Organisasi Perangkat Daerah).

Terdapat beberapa OPD yang dikurangi atau ditambah fungsinya, dan ada beberapa OPD baru yang merupakan gabungan dari beberapa fungsi atau ‘sempalan’ dari SKPD yang lama, Penggabungan dan / atau pembubaran kelembagaan di lingkungan Pemerintah Daerah DIY tersebut dilaksanakan berdasarkan asas efektivitas pemerintahan, efisiensi, manfaat, akuntabilitas, keterbukaan, partisipasi, dan pendayagunaan kearifan lokal.

Berdasarkan Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 dinyatakan bahwa apabila terjadi penggabungan dan/atau pembubaran kelembagaan, maka dokumen atau arsipnya wajib diselamatkan.Terkait dengan hal tersebut, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY sebagai lembaga kearsipan di provinsi DIY maka berkewajiban menyelamatkan arsip-arsip miliki OPD yang digabung dan/atau dibubarkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku baik ketentuan dari pemerintah pusat maupun ketentuan dari pemerintah daerah. (Rusidi, Arsiparis Madya, BPAD DIY)