FOLDER ARSIP 2812

FOLDER ARSIP 2812
Sebuah Gagasan
Oleh Rusidi

Banyak difinisi tentang arsip. Tetapi apabila mengacu pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, yang dimaksud arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat berbangsa, dan bernegara

Dalam manajemen kearsipan terdiri dari beberapa sub sistem yaitu Penciptaan yang meliputi  pembuatan arsip dan penerimaan arsip, penggunaan arsip yang meliputi ketersediaan arsip dan penggunaannya, pemeliharaan arsip yang meliputi pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, penyimpanan arsip, dan alih media arsip. Kemudian yang terakhir adalah penyusutan arsip yang meliputi pemindahan arsip, penyerahan arsip, dan pemusnahan arsip.

Tidak bermaksud mengecilkan arti penting sub sistem-sub sistem yang lain , pemberkasan memiliki  peran yang sangat strategis. Pertama, melalui pemberkasan yang baik maka akan menjamin informasi arsip utuh dan lengkap sehingga  memudahkan bagi pimpinan dalam pengambilan keputusan maupun para peneliti dalam melakukan penelitian, dan umumnya bagi para pengguna informasi  akan merasa senang ketika informasi yang dicari dapat ditemukan dengan lengkap. Kedua,  melalui pemberkasan  yang  baik maka arsip akan mudah ditemukan, sehingga pimpinan akan cepat mengambil keputusan, dan para penguna arsip tidak banyak membuang waktu untuk  menunggu pencarian arsip. Ketiga, melalui pemberkasan arsip yang baik  maka akan terjaga keamanan dan keselamatan arsip sehingga kekhawatiran  dari  kehilangan arsip dan kebocoran informasi  dapat diminimalisir.

Barangkali beberapa hal tersebut di atas yang melatarbelakangi keluarnya pasal  42  dalam  Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012. Pemberkasan arsip dibuatkan daftar isi berkas  yang  disimpan dalam folder arsip menjadi satu dengan arsipnya. Melalui daftar isi berkas diharapkan akan dapat diketahui dan dipantau arsip apa saja yang tercipta. Bahkan akan dapat diketahui arsip apa  yang semestinya tercipta tetapi dalam daftar tidak tercantum. Melalui daftar isi berkas akan diketahui bagaimana proses atau  tahapan  suatu pekerjaan dilakukan dari awal sampai akhir - dari hulu sampai hilir.

Pemberkasan yang baik bukan sekedar untuk kepentingan penemuan kembali dan menjaga kelengkapan / keutuhan berkas tetapi  juga menunjang  program penyusutan arsip.  Apabila  berkas tertata dengan baik dan didampingi dengan daftar isi arsip maka akan mempermudah dalam proses penyusutan karena ada kejelasan arsip apa saja yang ada di dalam berkas tersebut sehingga dapat  diketahui arsip apa yang boleh dan tidak boleh di musnahkan.

Pembuatan Daftar Isi Berkas.

Kenyataan dan harus diakui bahwa amanat Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 pasal 42 tersebut belum  dilakukan. Masih banyak instansi yang  belum membuat daftar isi berkas dalam pelaksanaan pemberkasan maupun penataannya. Menurut saya ada beberapa faktor penyebab belum dilaksanakannya aturan dimaksud antara lain :

Pertama, minimnya sosialisasi tentang peraturan tersebut. Sosialisasi memang dapat dilakukan dengan berbagai cara termasuk lewat media masa/elektronik sesuai dengan kemajuan teknologi informasi, namun demikian  lembaga kearsipan sebagai lembaga pembina harus berusaha maksimal untuk menjadikan instansi binaannyan mampu dan mau melaksanakan peraturan perundangan yang berlaku.

Kedua, pekerjaaan kearsipan sampai sekarang masih tetap menjadi pekerjaan sampingan. Pekerjaan sampingan akan dikerjakan ketika pekerjaan pokok selesai,  ada kelonggaran waktu, dan ada kemauan dari pelaku karena pekerjaan sampingan pada umumnya tidak  membawa konskuensi apapun.

Ketiga, arsip sampai sekarang belum menjadi kebutuhan pokok dalam kehidupan organisasi. Oleh karenanya apabila kebutuhan tersebut tidak dipenuhi juga tidak membawa masalah bagi kelangsungan hidup organisasi. Arsip belum dijadikan senjata untuk menyelesaikan masalah atau pengambilan keputusan manajemen. Dan kalaupun ada sanksi bagi yang tidak mengelola arsip dengan baik, tidak melayani arsip dengan baik, atau bahkan menghilangkan arsip   bukan sesuatu yang menakutkan karena selama ini juga belum ada bukti tentang pemberlakuan sanksi tersebut

Keempat, kearsipan masih belum mendapat perhatian yang semestinya dari para pengambil kebijakan. Hal ini berdampak pada tidak terpenuhinya sarana, prasarana, anggaran, dan sumber daya manusia kearsipan.

Kelima, pembuatan daftar isi berkas dianggap sebagai  beban oleh para pelaksana karena menambah pekerjaan, sedangkan “pekerjaan lama”  saja belum dapat dikerjakan dengan baik.