Apa itu Arsip

Apa itu Arsip ?

Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 Tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan menyebutkan, arsip adalah :

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok; dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan / atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi

Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara;

Arsip statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara

Kenapa Arsip penting ?

Beberapa alasan kenapa arsip penting, adalah:

1. Kondisi masyarakat menuntut bukti yang bersifal legal – formal.
   * Dinamika masyarakat yang menuntut transparansi dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan.
   * Sikap kritis masyarakat sebagai efek dari meningkatnya kesadaran hukum masyarakat.
2. Administrasi pemerintahan memerlukan jaringan informasi.
   * Pelaksanaan administrasi pemerintahan memerlukan ketersediaan data yang cepat, tepat, dan lengkap untuk bahan pengambilan keputusan dan perencanaan, pelaksanaan, dan sistem kontrol.
   * Referensi dalam penyelenggaraan pemerintahan.
3. Arsip sebagai marwah dan prestasi daerah.
   * Potret prestasi/kinerja lembaga pemerintahan tercermin dan terekam dalam arsip yang diciptakan.
   * Sebagai kota yang memiliki sejarah panjang, Yogyakarta tidak bisa lepas dari keberadaan Kraton Yogyakarta dan Puro Pakualaman yang memiliki arsip dan naskah kuno yang memiliki nilai historis.
4. Layanan informasi.
   * Sebagai kota pendidikan, diperlukan arsip sebagai bahan dalam penulisan karya ilmiah.
   * Terkait dengan berbagai kepentingan masyarakat Yogyakarta membutuhkan ketersediaan informasi dan arsip.