Penyelamatan Arsip

Penyelamatan Arsip Milik Kantor Perwakilan Daerah DIY

Sebagai Tindaklanjut Peraturan Daerah Istimewa DIY

Nomor 3 Tahun 2015

Fungsi BPAD DIY

Tanggal 17 Juni 2015 telah ditetapkan Peraturan Daerah Istimewa DIY Nomor 3 Tahun 2015 tentang Kelembagaan Daerah Daerah Istimewa Yogyakarta. Peratauran tersebut menindaklanjuti Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2012 tentang Keistimewaan. Berdasarkan Perda Istimewa Nomor 3 Tahun 2015 dimaksud sejumlah Satuan Kerja Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Daerah DIY mengalami perubahan baik dalam bentuk pengurangan fungsi, penambahan fungsi, maupun lahirnya Satuan Organisasi Perangkat Daerah baru.

Nama – nama SOPD berdasarakan Perda Istimewa Nomor 3 tahun 2015 sebagai berikut : 1. Sekretariat Daerah, 2. Sekretariat DPRD. 3.Bappeda, 4. Inspektorat, 5. Satpol PP, 6. Dinas Kebudayaan. 7. Dinas Pertanahan dan Tata Ruang, 8. Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga, 9. Dinas Kesehatan, 10. Dinas Sosial, 11. Dinas Perhubungan, 12. Dinas Pekerjaan Umum Perumahan dan ESDM, 13. DPPKA, 14. Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi, 15. Dinas Paiwisata, 16. Dinas Pertanian, 17. Dinas Kehutanan dan Perkebunan, 18. Dinas Kelautan dan Perikanan, 19. Dinas Perindustrian dan Perdagangan, 20. Dinas Koperasi Usaha Mikro Kecil dan Menegah, 21. Dinas Komunikasi dan Informatika. 22. BKD. 23. Badan Diklat. 24. BPAD, 25. Badan Pemberdayaan Perempuan dan Masyarakat. 26. Badan Kerjasama dan Penanaman Modal. 27. BLH, 28. Badan Ketahanan Pangan dan Penyuluhan. 29. Badan Kesatuan Bangsa dan Politik. 30. RS Jiwa Grhasia. 31. RS Paru Respira, 32. Badan Penanggulangan Bencana Daerah. 33. Kantor Perwakilan Daerah, 34. Sekretariat Parampara Praja, 35. Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu.

Terdapat beberapa nama SOPD yang tidak terdapat dalam Peraturan Daerah sebelumnya yaitu Perda Nomor 5, 6, dan 7 2008. Nama – nama SOPD dimaksud adalah :

1. Dinas Pertanahan dan Tata Ruang

2. Dinas Koperasi Usaha Mikro Kecil dan Menegah,

3. Dinas Komunikasi dan Informatika.

4. Kantor Pelayanan Perizinan Terpadu Satu Pintu.

5. Sekretariat Parampara Praja

Dalam Undang-undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 dinyatakan bahwa apabila terjadi penggabungan atau penghapusan kelembagaan, maka dokumen atau arsipnya wajib diselamatkan.

1. Pasal 35 ayat (2) : “ Dalam hal terjadi penggabungan dan atau/pembubaran suatu SKPD, pemda mengambil tindakan untuk melakukan penyelamatan arsip dari SKPD tersebut

2. Pasal 35 ayat (3) : “Upaya penyelamatan arsip dari SKPD sebagai akibat penggabungan dan/atau pembubaran sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan oleh Arsip Daerah Prov/Kab/Kota sesuai dengan ruang lingkup fungsi dan tugas”.

Penyelamatan terhadap arsip milik SOPD yang digabung/dihapus tersebut, di lingkungan Pemda DIY telah diatur dalam Peraturan Gubernur Nomor 45 Tahun 2013 tentang Pedoman Pengalihan Personil, Pembiayaan, Sarana, dan Prasarana, serta Dokumen. Berdasarkan Peraturan Gubernur tersebut maka BPAD DIY bergerak untuk melaksanakan penyelamatan arsip.

Penyelamatan Arsip di Kantor Perwakilan Daerah

Kantor Perwakilan Daerah DIY yang berlamatkan di Jalan Diponegoro No. 52 Menteng Jakarta Pusat, merupakan salah satu SOPD yang mengalami perubahan. Sebelumnya SOPD tersebut merupakan bagian (UPT) BKPM DIY. Oleh karena itu arsipnya termasuk yang harus diselamatkan.

Hari selasa pagi tanggal 17 November 2015, ‘Tim Penyelamat Arsip’ dari BPAD DIY yang terdiri dari Drs M. Subandriyo, MM. (Kepala Bidang Arsip Dinamis), Dra Trisundari, (Kepala Sub Bidang Penilaian dan Penyusutan), Rusidi, SIP (Arsiparis Madya), dan Kristina (Fungsional Umum pada Sub.Bidang Penilaian dan Penyusutan) dengan menggunakan angkutan udara menuju Kantor Perwakilan Daerah di Jakarta untuk melaksanakan penyelamatan Arsip. Tim diterima oleh Kepala Kantor Perwakilan Bapak Drs. Djoko Aryanto, MM. beserta para staff. Setelah tim menyampaikan maksud dan tujuan serta diskusi secukupnya, kemudian tim melakukan kunjungan ke unit – unit kerja termasuk ke Anjungan DIY di Taman Mini Indonesi Indah (TMII).

Bertemu Direktur Akuisisi Arsip ANRI

Setelah acara penyelamatan arsip di Kantor Perwakilan Daerah selesai, tim melanjutkan perjalanan ke ANRI untuk konsultasi dan diskusi dengan Direktur Akuisisi Bapak Imam Gunarto terkait dengan rencana Rapat Koordinasi Penyelamatan Arsip tanggal 24 November 2015 yang akan datang di Hotel Saphir Yogyakarta. Rapat koordinasi direncanakan akan dihadiri Pejabat dari Arsip Nasional RI, Kepala SOPD di lingkungan Pemda DIY beserta Kepala Bagian terkait yang unit kerjanya digabung/dihapus.

Masih ada 22 SOPD yang arsipnya harus diselamatkan

Kantor Perwakilan Daerah DIY hanya salah satu dari 23 SOPD yang arsipnya wajib diselamatkan karena berdasarakan Perda Istimewa DIY Nomor 3 Tahun 2015 mengalami ‘perubahan’. Kegiatan penyelamatan arsip ini akan diakhiri dengan kegiatan FGD yang direncanakan akan dilaksanakan tanggal 15 Desember 2015. Tim ‘Penyelamatan Arsip’ memang harus bekerja keras. Salam. (Rusidi, Arsiparis Madya BPAD DIY)