Bimbingan Teknis Kearsipan bagi Petugas Arsip di Lingkungan Peme

Permasalahan klasik yang selalu muncul dalam rangka pengelolaan arsip adalah berkaitan dengan sumber daya manusia, sarana prasarana serta sumber daya keuangan atau anggaran yang masih terbatas dan minim, Disamping itu rendahnya apresiasi terhadap pengelolaan arsip…..”Itu realita”…

Namun yang perlu kami sampaikan disini adalah ,apakah dengan kondisi ini kemudian kita tidak perbuat apa-apa ? Ada pepatah yang mengatakan bahwa didalam hambatan pasti ada jalan keluar, di dalam keterbatasan pasti ada peluang, di dalam masalah pasti ada solusi. Nah disini, dalam tantangan, keterbatasan dan masalah, Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) berusaha  mencari jalan keluar, mencari peluang dan mencari solusi dengan cara membuat kegiatan bimbingan teknis bagi petugas arsip di lingkungan Pemerintah Provinsi DIY

Dalam pelaksanaan bimbingan tersebut BPAD selain menyampaikan beberapa materi tentang kearsipan , juga berusaha memberi motivasi kepada petugas agar dapat merubah  realita diatas, karena yang dapat merubah realita tersebut ya kita semua yang setiap hari bersentuhan dengan arsip, dan tidak terkecuali petugas arsip. Kita semua  harus mampu menunjukkan bahwa arsip itu memang sangat penting. Bagaimana cara menunjukkan bahwa arsip itu penting ? Kita harus bisa menghargai keberadaan arsip dan menghargai pengelolaan arsip  itu sendiri. Sehingga melalui pengelolaan arsip tersebut akan tercermin tingkat kemajuan suatu bangsa. Karena semakin maju suatu bangsa maka apresiasi terhadap arsip ini semakin baik, sebaliknya bangsa yang kurang maju biasanya apresiasi terhadap arsip juga  rendah.

Apabila selama ini peran pengelola arsip di instansi dipandang relatif rendah,  maka dengan mengadopsi perkembangan teknologi informasi dan bekerja secara profesional pasti akan dapat merubah image yang selama ini melekat pada diri pengelola bidang kearsipan.

Ditinjau dari fungsinya sebenarnya peran arsip sangat strategis. Tidak disangsikan lagi bahwa arsip merupakan  bukti akuntabilitas instansi dan rekaman seluruh kegiatan yang tidak dapat direkayasa. Sering terjadi bahwa arsip- arsip yang  diciptakan tampak seperti arsip biasa, setelah berpuluh- puluh tahun kemudian, ternyata menjadi arsip yang sangat berharga dan penting bagi pengungkapan suatu peristiwa sejarah. Oleh karena itu arsip  harus dikelola dengan baik sedini mungkin, mulai dari penciptaannya.

Dalam pelaksanaan bimbingan teknis ini petugas juga mendapat materi praktek dengan tujuan agar mereka dapat mengelola arsip yang semula bisu, usang dan kadang-kadang tidak teratur itu untuk menjadi informasi yang segar, hidup, dan bahkan bisa memunculkan pemahaman baru yang semula belum terungkap secara jelas.

Motivasi  terakhir yang disampaikan kepada petugas yang berkecimpung dalam pengelolaan arsip ,ditekankan oleh kepala BPAD bahwa sebagai petugas arsip  harus memiliki kepercayaan diri yang tinggi, karena tidak sembarang orang mampu melakukan pengelolaan arsip secara benar dan tepat. Untuk dapat mengelola arsip, dibutuhkan SDM yang memiliki kecerdasan, ketrampilam, ketelitian, dan keahlian. Oleh karena itu petugas arsip yang melaksanakan bimbingan teknis ini  harus merasa terpilih bukan tersisih, merasa diberi peluang bukan terbuang.  Sedangkan realita-realita keterbatasan itu adalah tantangan. Barang siapa yang mampu mengatasi tantangan maka dialah yang akan menjadi pemenang. Dan untuk menjadi pemenang salah satunya adalah dibutuhkan ketekunan dan keseriusan dalam mengikuti bimbingan teknis ini.

Bimbingan Teknis telah dilaksanakan di hotel Ruba Graha ,jl Mangkuyudan, Yogyakarta dengan peserta sebanyak 40 orang dari instansi di lingkungan pemerintah Provinsi DIY dan dilaksanakan selama 3 hari kerja.