DUA FUNGSI UNTUK SATU TUJUAN

Selama ini kita mengetahui bahwa bidang perpustakaan dan kearsipan menurut Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota merupakan urusan wajib Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota. Oleh karena itu di setiap Pemerintah Daerah baik itu Pemerintah Provinsi maupun Pemerintah Kabupaten/Kota harus dibentuk lembaga yang mengurusi tentang perpustakaan dan kearsipan. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 ini merupakan perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 25 Tahun 2000. Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 25 Tahun 2000 tersebut, telah disebutkan bahwa otomoni daerah hanya sampai pada tingkat provinsi saja. Namun semenjak diterbitkannya Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 ini, otonomi daerah tidak hanya berhenti sampai ke tingkat provinsi saja tetapi juga sampai pada tingkat kabupaten/kota. Berkaca dari hal tersebut maka bidang perpustakaan dan kearsipan bukan saja menjadi urusan pemerintah daerah provinsi tetapi juga menjadi urusan wajib pemerintah daerah kabupaten/kota.

Konsekuensi dari berlakunya Peraturan Pemerintah tersebut adalah Pemerintah Daerah harus memasukkan urusan perpustakaan dan kearsipan kedalam Peraturan Daerah sebagai salah satu urusan yang akan dilaksanakan di daerahnya. Hal ini membawa konskuensi pada pembentukan lembaga yang menangani kedua bidang tersebut serta perlunya penyediaan anggaran yang memadai. Untuk Pemerintah Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta sendiri, pembentukan lembaga yang menangani kedua bidang tersebut ditindaklanjuti melalui Peraturan Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 7 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, Lembaga Teknis Daerah dan Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Dalam Perturan Daerah ini disebutkan bahwa dalam melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang perpustakaan dan kearsipan, maka dibentuklah Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah. Lebih mendalam lagi dikeluarkan pula Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 54 Tahun 2008 tentang Rincian Tugas dan Fungsi Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah.

Penggabungan dua fungsi tugas ke dalam satu lembaga/badan ini membawa kita ke dalam satu wacana baru tentang sejauh mana efektifitas dan efisiensinya. Secara teoritis mungkin kearsipan dan perpustakaan merupakan bagian dari satu rumpun ilmu dokumentasi, namun demikian kearsipan dan perpustakaan merupakan dua cabang ilmu yang berbeda. Walaupun demikian keduanya bisa diselaraskan dalam pengelolaan informasi, terutama yang berkaitan dengan pengunaan sarana, pemasyarakatan dan pengembangan koleksi atau khasanah. Terlepas dari adanya pandangan mengenai efisiensi anggaran daerah sebagai dasar dan alasan penggabungan kedua bidang tersebut, seharusnya kedua bidang ini harus dapat saling bekerjasama dalam memberikan informasi yang lebih luas bagi masyarakat. Penggabungan perpustakaan dan kearsipan justru harus menjadi sebuah perpaduan yang komprehensif dan saling melengkapi. Sebagai contoh dalam hal ini keduanya bisa menjadi pusat pengembangan dan pelestarian budaya.

Bila kita tinjau lebih luas lagi, perpustakaan dan kearsipan dikembangkan atas dasar prinsip yang sama yaitu penghargaan terhadap kehidupan bersama. Di bidang kearsipan, kegiatan arsip dilandasi oleh keinginan untuk menata kehidupan bersama melalui sistem organisasi yang teratur dan bisa dipertanggungjawabkan. Sedangkan di bidang perpustakaan, kegiatan utamanya mempunyai tujuan mulia untuk menghimpun segala ilmu pengetahuan demi kemajuan bersama. Kesamaan prinsip ini dimanifestasikan ke dalam pengupayaan tujuan yang bersifat karakteristik. Kearsipan berupaya memastikan agar semua pihak yang terlibat dalam organisasi mampu secara transparan memeriksa catatan tentang langkah-langkah organisasi, apakah organisasi tersebut telah berjalan sesuai dengan visi dan misinya ataupun menentukan visi dan misi yang baru di masa depan. Sedangkan perpustakaan berupaya memastikan agar semua bentuk budaya dan ilmu pengetahuan dapat dengan mudah dan cepat dihimpun agar dikemudian hari dapat ditelusuri, dikaitkan kemudian dimanfaatkan masyarakat sehingga terbentuk masyarakat yang berkeadilan dan berpengetahuan.

Keberadaan kedua bidang ini bagi masyarakat tentulah sangat penting. Tanpa adanya perpustakaan, masyarakat sebuah bangsa akan berada pada titik terlemah penguasaan ilmu pengetahuan dan budaya, terlebih lagi pada titik terendahnya akan kehilangan jati dirinya sebagai sebuah bangsa. Demikian pula halnya tanpa adanya kearsipan, masyarakat akan menghadapi ancaman ketertutupan karena minimnya akses informasi.

Kita harapkan agar di masa depan penggabungan perpustakaan dan arsip terutama di Pemerintah Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta bersama-sama bergerak menuju kearah pendidikan. Baik perpustakaan maupun arsip sama-sama mendidik masyarakat dan berkaitan dengan sejarah. Karena itu diperlukan sinergi dan kesinambungan di antara keduanya, sebagai contoh dalam hal penyimpanan, pelestarian serta fungsi-fungsi lainnya. Dengan berjalannya kedua fungsi tugas yang berbeda namun berada dalam satu kesatuan ini, kita harapkan agar mampu mewujudkan satu tujuan yaitu masyarakat yang berbudaya dan memiliki nilai kebangsaan yang tinggi serta bangga dengan sejarahnya.

(penulis adalah Staf Sub.Bag. Program, Data dan TI, BPAD Prov. DIY)