MENJAGA KESELAMATAN DAN KELESTARIAN ARSIP STATIS PEMERINTAH PROV

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY mempunyai tugas dan tanggungjawab mengelola arsip statis Pemerintah Provinsi DIY, Kraton Yogyakarta, dan Puro Pakualaman. Ribuan berkas arsip harus dikelola dengan baik untuk dijaga keselamatan dan kelestariannya agar dapat diwariskan kepada generasi mendatang. Artinya arsip itu harus dijaga tidak boleh rusak kondisi fisik maupun informasinya, karena menjadi sumber informasi, memori kehidupan dan perjalanan sejarah, alat bukti dan bahan pertanggungjawaban kepada generasi mendatang, serta merupakan jati diri daerah. Arsip statis adalah arsip yang mempunyai nilaiguna sekunder, dalam arti sudah tidak digunakan dalam kegiatan pemerintahan, pembangunan atau kemasyarakatan, tetapi karena mengandung informasi yang sangat penting sehingga harus dipertahankan keberadaannya dan dilestarikan. Oleh karena itu arsip yang sudah dikategorikan sebagai arsip statis harus dikelola dengan baik untuk dipertahankan keberadaannya ke depan dalam jangka waktu yang tidak bisa ditentukan. Berdasarkan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, bahwa salah satu aspek dalam pengelolaan arsip statis adalah preservasi arsip statis. Preservasi arsip statis ini dilaksanakan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis. Dan untuk mencapai tujuan tersebut preservasi arsip statis dilakukan baik secara preventif maupun kuratif. Dalam pelaksanaannya kegiatan ini sering dikaitkan dengan pemeliharaan dan perawatan arsip statis. Pemeliharaan secara rutin dilaksanakan terutama untuk menjaga kondisi fisik arsip serta memperkecil terjadinya kerusakan arsip, sedangkan perawatan arsip dilaksanakan untuk memperbaiki kondisi fisik arsip Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY merupakan Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi DIY yang mempunyai fungsi pengelolaan terhadap arsip statis Provinsi DIY termasuk arsip Kraton Yogyakarta, dan Puro Pakualaman. Berkaitan dengan perlindungan arsip statis untuk menjaga keselamatan dan kelestariannya diperlukan pedoman teknis mengenai pelaksanaan pemeliharaan dan perawatan arsip statis. Dalam rangka mempersiapkan pedoman sebagaimana dimaksud telah disusun konsepnya dan untuk penyempurnannya dibahas dalam workshop. Workshop dilaksanakan selama 1 hari pada hari Rabu, 7 Juli 2010 bertempat di Hotel Ros In Yogyakarta. Workshop diikuti oleh 50 peserta terdiri dari pejabat struktural, dan fungsional arsiparis dari lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota se – Provinsi DIY serta Arsip UGM. Hadir sebagai nara sumber adalah Kamaludin, S. Sos. Kepala Sub Direktorat Restorasi Arsip pada Arsip Nasional RI. Dalam pengarahannya disampaikan antara lain : arsip statis harus dipertahankan keberadaannya dalam jangka waktu ratusan tahun bahkan lebih, oleh karena itu pemeliharaan dan perawatannya harus diperhatikan dan dilakukan secara benar, baik menyangkut sarana maupun bahan yang digunakan. Kamaludin juga berpesan agar dalam perawatan arsip jangan menggunakan bahan dan teknik yang salah. Sementara Dra. Kristiana Swasti, M.Si. Kepala BPAD Provinsi DIY dalam sambutan tertulis yang dibacakan oleh Drs. A. Gani Sardjito, MM. Kabid Arsip Statis, mengatakan : dari aspek kegunaan, arsip statis bisa dimanfaatkan untuk bahan pendidikan, rekreasi, penelitian dan kegiatan ilmiah lainnya. Sedangkan dari sisi pendidikan, arsip dapat juga dimanfaatkan sebagai materi pembelajaran. Sebagai sumber materi pembelajaran disamping buku-buku cetakan, arsip merupakan sumber informasi penting tentang perjalanan kehidupan bangsa. Dalam hal ini arsip justru mempunyai nilai kelebihan karena merupakan sumber primer, artinya informasi itu tercipta bersamaan dengan terjadinya peristiwa. (m. qosim)