Rapat Koordinasi Jaringan Informasi Kearsipan Nasional

Dalam rangka memperingati 100 tahun Hari Kebangkitan Nasional dan Hari Kearsipan yang jatuh pada tanggal 18 Mei 2008 dimana tahun ini merupakan 37 tahun setelah disahkannya Rancangan Undang-undang No. 7 Tahun 1971 menjadi undang-undang maka Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menyelenggarakan serangkaian kegiatan yang salah satunya adalah Rapat Koordinasi Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) yang diikuti oleh Kepala Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota, dan Kepala Unit Pengelola Arsip Statis atau yang membawahi fungsi pengelolaan JIKN di Hotel Bumi Karsa Bidakara dalam rangka memberikan layanan informasi arsip statis secara utuh pada skala nasional sehingga perlu kesamaan persepsi, tindak, dan koordinasi, serta kerjasama dari para penyelenggaranya. Pada penyelenggaraan Rakor JIKN ini Provinsi DIY mengirimkan empat (4) wakil dari lembaga kearsipan Provinsi DIY, Kota Yogyakarta, Kabupaten Sleman, dan Kabupaten Bantul dengan hasil dari kegiatan tersebut adalah sebagai berikut :

A. DATA ARSIP STATIS DAN KONTEN PORTAL JIKN

1. ANRI (selaku Pusat Jaringan Nasional) pada tahun 2008 mengupayakan seluruh inventaris/daftar arsip statis yang telah dimiliki oleh LKD Provinsi/Kabupaten/Kota (selaku Anggota Jaringan) dapat di-upload di Protal JIKN. Untuk itu seluruh LKD yang telah memiliki inventaris/daftar arsip statis diharapkan untuk:
a. Mengentri data arsip statis yang dimilikinya ke dalam Aplikasi Modul Penghimpun Data (MPD) dan mengirimkannya kepada ANRI, atau
b. Mengentri data arsip statis yang dimilikinya ke dalam aplikasi MPD dan mengirimkannya kepada LKD Provinsi untuk kemudian diteruskan kepada ANRI, atau
c. Mengirimkan fotokopi inventaris/daftar arsip statisnya kepada ANRI dan LKD Provinsi serta selanjutnya akan dientrikan ke Aplikasi MPD oleh ANRI.
2. LKD Provinsi/Kabupaten/Kota yang belum memiliki inventaris/daftar arsip statis diharapkan pada tahun 2008 mulai melakukan penyusunan.
3. LKD Provinsi diharapkan pada tahun 2008 sudah mulai melaksanakan perannya sebagai Pusat Jaringan Provinsi dengan menghimpun data arsip statis dari Anggota Jaringan Kabupaten/Kota di wilayahnya masing-masing.
4. Anggota Jaringan diharapkan pada tahun 2008 mulai ikut aktif mengisi Portal JIKN dengan informasi-informasi yang berkaitan dengan profil lembaga masing-masing dan aktivitas kearsipan yang dilakukannya.

B. TATA LAKSANA, SISTEM, DAN PERANGKAT JIKN

1. ANRI pada tahun 2008 akan menetapkan seluruh pedoman, standar, dan petunjuk teknis yang berkaitan dengan penyelenggaraan JIKN.
2. Berdasarkan Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis maka segala biaya yang diperlukan bagi pelaksanaan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional dibebankan kepada anggaran masing-masing Anggota Jaringan. Untuk itu diharapkan Pimpinan Daerah mengalokasikan anggaran yang memadai untuk penyelenggaraan JIKN di daerahnya.
3. ANRI pada tahun 2008 akan meningkatkan kapasitas perangkat keras JIKN di Pusat Jaringan Nasional dan pada tahun 2009 akan dilakukan peningkatan kapasitas sistem.
4. ANRI pada tahun 2008 akan menghibahkan satu set perangkat keras dan lunak komputer kepada 9 (sembilan) LKD Provinsi ex ANRI Wilayah yang digunakan untuk mengoperasikan sistem JIKN, dan pada tahun 2009 akan dilaksanakan untuk seluruh LKD Provinsi lainnya.
5. LKD Provinsi selaku Pusat Jaringan Provinsi diharapkan pada tahun 2008 secara mandiri sudah mulai mengupayakan penyediaan perangkat keras dan lunak pendukung yang akan digunakan untuk mengelola pangkalan data JIKN tingkat provinsi.
6. LKD Kabupaten/Kota selaku Anggota Jaringan diharapkan pada tahun 2008 secara mandiri sudah mulai mengupayakan penyediaan perangkat keras dan lunak pendkung yang khusus digunakan untuk mengelola pangkalan data arsip statis masing-masing.
7. ANRI dan LKD yang data arsip statisnya telah dimuat di Portal JIKN diharapkan pada tahun 2008 mulai memanfaatkan fungsi layanan arsip statis secara online yang tersedia di Portal JIKN.
8. Diperlukan koordinasi dan kerja sama yang lebih erat antara ANRI dan Anggota Jaringan yang telah memiliki sistem elektronik untuk pengelolaan arsip statis agar terwujud interoperabilitas di antara sistem-sistem elektronik yang telah ada tersebut dengan sistem JIKN.
9. Anggota Jaringan yang belum memiliki koneksi internet diharapkan pada tahun 2008 dapat memilikinya, paling tidak dengan teknologi dial-up, agar dapat berperan secara lebih aktif dalam penyelenggaraan JIKN.

C. SUMBER DAYA MANUSIA

1. ANRI pada tahun 2008 mulai melakukan pelatihan dan bimbingan pengoperasian Sistem JIKN kepada LKD Kabupaten/Kota. Untuk itu diperlukan adanya koordinasi dan kerja sama antara ANRI dengan LKD Provinsi dalam pelaksanaannya.
2. ANRI senantiasa menyambut baik apabula ada Anggota Jaringan yang akan melakukan kunjungan, konsultasi, maupun magang pengoperasiaan Sistem JIKN di ANRI, atau dapat melakukan pelatihan khusus di LKD atas biaya sendiri.
3. LKD Provinsi selaku Pusat Jaringan Provinsi diharapkan pada tahun 2008 juga menyelenggarakan pelatihan dan/atau bimbingan teknis JIKN bagi LKD Kabupaten/Kota di wilayahnya.
4. Materi pelatihan JIKN tidak hanya pada pengadministrasian dan pengoperasian Sistem JIKN saja melainkan juga mencakup materi pengelolaan arsip statis, khususnya akuisisi dan pengolahan arsip statis.