Sosialisasi Profil Sistem Kearsipan

Seiring dengan tuntutan untuk mewujudkan good gouvernance dan  akuntabel,  instansi pemerintah mau tidak mau harus melaksanakan tata kearsipan secara optimal dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya. Ketersediaan informasi yang lengkap dan  tututan penyediaan yang harus dilakukan dengan cepat dan tepat, membuat kita semua perlu berbedah untuk melakukan perbaikan

Kondisi pengelolaan arsip di instansi – instansi yang ada pada saat ini masih teramat jauh dari kondisi yang diidealkan. Citra maupun apresiasi terhadap bidang kearsipan masih sangat kurang. Kondisi seperti ini tidak boleh terus – menerus dibiarkan. Setiap instansi harus mulai menata arsip yang diciptakannya sesuai tata kearsipan dan  ketentuan yang berlaku.

Dengan latar belakang  tersebut diatas Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DIY, pada tanggal 12 Desember 2009 ini telah berusaha melakukan upaya perbaikan  bagi pelaksanaan pengelolaan arsip di lingkungan pemerintah Provinsi DIY. Upaya di maksud yaitu  disosialisasikannya profil tentang sistem kearsipan yang berlaku di Pemerintah Provinsi DIY , yang berbentuk visualisasi atau film tentang pelaksanaan sistem kearsipan. Dengan cara memvisualisasikan secara sederhana pelaksanaan sistem yang harus dilaksanakan oleh instansi –instansi di Pemerintah Provinsi DIY ini, diharapkan pimpinan maupun petugas yang terlibat dalam masing –masing sub sistem pelaksanaan sistem tersebut akan mudah memahami dan akhirnya akan dapat melaksanakan tata kearsipan dengan baik dan benar.

Sosialisasi diadakan di hotel Inna Garuda, jl. Malioboro nomor 60, Yogyakarta. Adapun peserta sosialisasi terdiri dari 80 instansi yang berasal dari Badan, Dinas, Kantor, maupun Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) di lingkungan Pemerintah Provinsi DIY. Dalam  acara  tersebut juga disampaikan sosialisasi tentang Undang – undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Diharapkan dengan terbitnya Undang –undang baru di bidang kearsipan ini akan membawa dampak perubahan  yang signifikan terhadap bidang kearsipan yang selama ini telah tidur lelap dan tidak seorangpun dapat membangunkannya.

Kunci permasalahan kearsipan serta solusinya sebenarnya terletak pada kesadaran. Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Propinsi DIY telah berusaha melakukan berbagai upaya dalam rangka mengemban tugas pembinaan kearsipan. Namun demikian tidak mudah bagi lembaga kearsipan untuk bekerja sendiri melakukan reformasi besar di bidang ini tanpa kesadaran masing –masing intansi untuk mewujudkan pemerintahan yang baik dan dapat dipertanggungjawabkan. Solusi yang dapat dilakukan sekarang ini adalah kerjasama. Mari kita lakukan.....Semoga berhasil.