PENTINGNYA JADWAL RETENSI ARSIP DALAM MANAJEMEN KEARSIPAN

Permasalahan yang  dihadapi oleh pencipta arsip baik di tingkat badan, dinas, kantor, rumah sakit, unit pelaksana teknis (UPT), dan instansi lainnya  adalah menggunungnya arsip dari waktu kewaktu. Hal ini merupakan konskuensi logis dari pelaksanaan tugas pokok dan fungsi instansi yang  di jabarkan dalam bentuk program dan diurai dalam bentuk kegiatan – kegiatan. Oleh karenanya bagi instansi yang memiliki banyak  program dan banyak kegiatan maka  akan menciptakan arsip yang lebih banyak pula karena arsip akan tercipta secara alami (acculating naturally).

Tingkat penambahan jumlah arsip yang hampir setiap hari tersebut menimbulkan berbagai permasalahan antara lain :

1. Tempat/ruang  penyimpanan.

Semakin banyak  jumlah arsip maka akan semakin luas ruang simpan yang dibutuhkan. Bagi instansi yang memiliki gedung yang besar atau area tanah yang memadai untuk dikembangkan tidak menjadi masalah tetapi bagi instansi yang gedung kantornya terbatas maka akan menjadi masalah yang besar. Maka yang terjadi adalah arsip di taruh di lorong-lorong, di bawah tangga, di pojok ruangan, di gudang perabotan kantor, dan tempat yang tidak semestinya lainnya.

1. Sarana/peralatan kearsipan

Semakin banyak arsip yang harus dikelola maka akan semakin banyak pula sarana/peralatan yang dibutuhkan baik sarana pengendalian maupun sarana penyimpanan. Sarana pengendalian seperti kartu kendali, lembar disposisi, kartu tunjuk silang, daftar arsip, dan lain sebagainya. Sarana Penyimpanan seperti rak arsip, boks arsip, rool o’pack, almari arsip, almari peta, dan lain sebagainya.

1. Sumber daya manusia (tenaga)

Keberadaan arsiparis/petugas arsip adalah suatu keharusnya dalam manajemen kearsipan. Tanpa tersedianya arsiparis/petugas kearsipan yang sebanding dengan jumlah arsip yang harus dikelola maka arsip tidak akan terkelola dengan baik. Dalam hal ini semakin banyak arsip maka semakin banyak pula tenaga yang dibutuhkan.

1. Biaya pengelolaan

Prinsip manajemen kearsipan adalah efisiensi dan efektivitas. Biaya pengelolaan arsip sangat tergantung seberapa banyak arsip yang akan dikelola. Apabila arsip yang dikelola banyak maka akan membutuhkan biaya yang besar pula untuk pengadaan sarana, tempat, upah tenaga, maupun biaya pemeliharaan dan perawatan.

Prinsip dalam manajemen kearsipan adalah efisiensi dan efektifitas. Dalam rangka mewujudkan efisiensi dan efektifitas dalam manajemen kearsipan  maka setiap pencipta arsip  wajib melaksanakan program penyusutan yang merupakan tahapan terakhir dalam daur hidup arsip setelah penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan sebagaimana diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Dalam rangka melaksanakan program dimaksud maka Pemerintah Daerah wajib menyusun JRA (Jadwal Retensi Arsip) sebagai pedoman penyusutan sebagaimana diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 48. Dengan memiliki JRA maka Pemerintah Daerah akan dapat melaksanakan program penyusutan secara sistematis, rutin, mudah, dan lancar.