DPAD Yogyakarta

Tupoksi Bid. Pembinaan dan Pengembangan Sistem Kearsipan

Bidang Pembinaan dan Pengembangan Sistem Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan pembinaan, pengawasan, pengelolaan, dan pengembangan sistem kearsipan untuk meningkatkan jumlah perangkat daerah yang melakukan pengelolaan arsip sesuai standar. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud Bidang Bidang Pembinaan dan Pengembangan Sistem Kearsipan mempunyai fungsi sebagai berikut :

  1. penyusunan program kerja Bidang Pembinaan dan Pengembangan Sistem Kearsipan;
  2. penyiapan bahan rumusan kebijakan teknis Bidang Pembinaan dan Pengembangan Sistem Kearsipan;
  3. pelaksanaan pengolahan, penilaian, dan penyusutan arsip dinamis inaktif;
  4. pelaksanaan perlindungan dan penyelamatan arsip vital dan terjaga;
  5. penelusuran, akuisisi dan penyelamatan arsip;
  6. pelaksanaan pengolahan arsip statis;
  7. pembinaan, pemantauan kearsipan Perangkat Daerah dan Badan Usaha Milik Daerah, Perusahaan Swasta, Organisasi Masyarakat, Organisasi Sosial, Organisasi Politik, Satuan Pendidikan Menegah dan Sekolah Luar Biasa;
  8. pembinaan kearsipan terhadap lembaga kearsipan kabupaten/kota;
  9. pengawasan kearsipan di Perangkat Daerah, Badan Usaha Milik Daerah, Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota;
  10. pembinaan dan pemberdayaan sumber daya manusia kearsipan;
  11. fasilitasi uji kompetensi arsiparis;
  12. advokasi dan fasilitasi organisasi profesi, asosiasi, komunitas, forum, untuk mendukung penyelenggaraan dan pengembangan kearsipan;
  13. fasilitasi pengelolaan kearsipan dinamis dan statis kasultanan dan kadipaten;
  14. pelaksanaan dekonsentrasi dan tugas pembantuan;
  15. pemantauan, evaluasi, dan penyusunan laporan program Bidang Pembinaan Dan Pengembangan Sistem Kearsipan;
  16. pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsi Dinas.

Bidang Pembinaan dan Pengembangan Sistem Kearsipan terdiri atas:

  1. Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan pembinaan dan pengawasan kearsipan. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan mempunyai fungsi sebagai berikut :
    • penyusunan program kerja Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan;
    • penyiapan fasilitasi kebijakan teknis pembinaan dan pengawasan kearsipan;
    • pembinaan pengelolaan kearsipan Perangkat Daerah, Badan Usaha Milik Daerah, Lembaga kearsipan Kabupaten/Kota, Perusahaan Swasta, Organisasi Masyarakat, Organisasi Sosial, Organisasi Politik dan Satuan Pendidikan Menengah dan Sekolah Luar Biasa;
    • pemantauan, pengawasan, dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan Perangkat Daerah, Badan Usaha Milik Daerah dan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota;
    • penyiapan bahan peningkatan kapasitas sumber daya manusia kearsipan;
    • pembinaan teknis profesi Arsiparis;
    • fasilitasi uji kompetensi arsiparis;
    • advokasi dan fasilitasi organisasi profesi, asosiasi, komunitas, forum,untuk mendukung penyelenggaraan dan pengembangan kearsipan;
    • pemantauan, evaluasi, dan penyusunan laporan Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan; dan
    • pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsi Dinas.
  2. Seksi Pengelolaan Arsip mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan arsip. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud Seksi Pengelolaan Arsip mempunyai fungsi sebagai berikut :
    • penyusunan program kerja Seksi Pengelolaan Arsip;
    • penyiapan fasilitasi kebijakan teknis pengelolaan arsip;
    • pengelolaan data arsip dinamis inaktif dan arsip statis;
    • pendampingan pengelolaan, penilaian, dan penyusutan arsip dinamis inaktif; dan
    • penerimaan, pengolahan, penyimpanan, pemeliharaan dan pengamanan arsip dinamis inaktif;
    • penilaian, pemindahan, penyerahan dan pemusnahan arsip dinamis inaktif;
    • fasilitasi pengolahan arsip dinamis dan arsip statis Kasultanan dan Kadipaten;
    • pelaksanaan penelusuran, akuisisi arsip statis Perangkat Daerah, Satuan Pendidikan Menengah dan Sekolah Luar Biasa, Badan Usaha Milik Daerah, perusahaan swasta, organisasi kemasyarakatan, organisasi sosial, organisasi politik, dan perorangan;
    • pengolahan arsip statis Perangkat Daerah, Satuan Pendidikan Menengah dan Sekolah Luar Biasa, Badan Usaha Milik Daerah, perusahaan swasta, organisasi kemasyarakatan, organisasi sosial, organisasi politik dan perorangan;
    • fasilitasi pengolahan arsip Kasultanan dan Kadipaten;
    • pemantauan, evaluasi, dan penyusunan laporan Seksi Pengelolaan Arsip; dan
    • pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsi Dinas.