PENERBITAN GRAND DESIGN KEARSIPAN

Berkaitan dengan Visi Pembangunan Daerah tahun 2025 khususnya dalam upaya mendorong DIY menjadi Pusat Pendidikan yang terkemuka, maka integrasi semua kearsipan di DIY menjadi suatu keharusan yang mendesak dalam mendukung visi 2025 tersebut. Integrasi kearsipan seluruh DIY diharapkan mampu menyatukan gerak langkah dan program-program untuk mendukung cita-cita bersama dalam memajukan pendidikan, kebudayaan dan pariwisata sesuai visi pembangunan daerah tahun 2025. Integrasi kearsipan hendaknya menghargai local management dan diarahkan agar berdampak positif bagi perkembangan bersama.

Oleh karenanya, telah diterbitkan rencana induk (grand design) tentang pengembangan seluruh kearsipan di DIY yang mampu berperan secara aktif, profesional dan berkelanjutan dengan memanfaatkan berbagai potensi yang dimiliki dimana bagaimana Grand Design Kearsipan dan jaringannya di DIY hingga tahun 2025, yang dapat mendorong terwujudnya  profesionalitas dan berkelanjutan mampu menjadi salah satu faktor kunci eksistensi DIY sebagai Pusat Pendidikan, Pusat Kebudayaan dan Tempat Tujuan Wisata Terkemuka pada tahun 2025.

Maksud dan Tujuan
    Menyusun rencana induk (grand design) untuk pengintegrasian lembaga kearsipan di DIY agar menjadi jantung kegiatan dan bagian penting bagi DIY sebagai Pusat Pendidikan yang bersinergi dengan Pengembangan Kebudayaan dan Pariwisata.
    Merumuskan Strategi dan Skenario Implementasi (action plan) grand design untuk program pengintegrasian dan pengembangan jaringan kearsipan di DIY dalam jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang yang akan digunakan sebagai acuan dalam pengembangan kearsipan oleh unit-unit pengelola kearsipan.
    Merumuskan kebijakan dan rekomendasi baik yang bersifat regulasi maupun teknis dalam pengembangan integrasi kekearsipan di DIY sehingga dapat mempercepat tercapainya visi dan misi yang telah ditetapkan oleh Pemerintah Provinsi DIY.

Dan tujuan penyusunan grand design kearsipan adalah untuk memperoleh dokumen yang dapat digunakan sebagai acuan jangka panjang dalam proses integrasi operasi, pengembangan dan peningkatan kearsipan secara berkelanjutan di Daerah Istimewa Yogyakarta, dengan mempertimbangkan aspek-aspek atau kriteria-kriteria sebagai berikut:
    KESELARASAN, artinya menjamin dan mengarahkan pengembangan kearsipan yang dilakukan oleh unit-unit pengelola kearsipan yang tersebar di seluruh DIY agar sesuai dengan pengembangan kearsipan dan jaringannya yang diharapkan sesuai dengan tujuan unit kearsipan dan mendukung tujuan bersama;
    KETERPADUAN, artinya memfasilitasi kebutuhan bersama menuju keterpaduan manajemen bersama dan sistem informasi antar unit kearsipan dalam jaringan kearsipan sebagai bagian dalam Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKAN);
    PERUBAHAN, artinya mengantisipasi, memfasilitasi dan mengelola perubahan variasi produk layanan unit kearsipan yang akan terjadi berdasarkan kebutuhan jangka panjang yang berorientasi pada tujuan mulia termasuk kepuasan pengguna (consumer oriented);
    EFISIENSI, artinya meminimalkan waktu, upaya, dan beaya jangka panjang melalui rencana dan arahan yang jelas;
    KONVERGEN, artinya pengembangan yang terfokus sesuai kebutuhan internal unit-unit kearsipan yang bergabung dalam jaringan sekaligus mendukung pencapaian kebutuhan dan tujuan bersama sebagai jaringan kearsipan yang mantap.
    DIVERGEN, artinya layanan kearsipan dikembangkan beragam sesuai dengan perkembangan teknologi dan paradigma kearsipan yang berkembang, menuju ke arah wujud kearsipan yang ideal dalam jangka panjang yang mantap dan mengedepankan kualitas pelayanan yang prima.